Rzeczywistość pracy zdalnej zmieniła sposób pracy rekruterów. Nie da się ukryć, że komunikacja pomiędzy HR-owcami, a innymi działami w firmie może być teraz utrudniona. Co więc robić, by współpraca z hiring managerami działała jak sprawnie naoliwiona maszyna? Opowiadają nam o tym doświadczone rekruterki z firm Raben Group oraz Gomez.
(Jeszcze) częstszy kontakt z menedżerami
Budowanie relacji z hiring managerami to podstawa dobrze przeprowadzanych procesów rekrutacyjnych. Po pierwsze rekruter musi poznać menedżera, by zrozumieć, jakie są jego potrzeby. Po drugie, ta znajomość musi trwać i ewoluować. W trudnych sytuacjach, należy poświęcić nawet jeszcze więcej czasu na kontakty z menedżerami.
Jako HR w tych niecodziennych warunkach staramy się być najbliżej biznesu, jak to tylko możliwe. Wspieramy managerów zarówno w rekrutacjach jak i onboardingu oraz codziennej pracy – mówi Ewelina Wachowska, Specjalista ds. personalnych w Raben Group. – Kładziemy bardzo duży nacisk, żeby kontakt z managerami w związku z rekrutacjami był tak samo częsty lub nawet częstszy niż wcześniej. W przypadku rekrutacji masowej wprowadziliśmy nawet dodatkowe, cotygodniowe spotkania, tak, żeby usprawnić proces i przepływ informacji pomiędzy działem HR, a kierownikami. Co ważne, managerowie dostosowali się bardzo dobrze do obecnej sytuacji i dzięki temu jesteśmy w stanie działać na równie pełnych obrotach co wcześniej.
Hiring manager to osoba, która najlepiej zna środowisko, w którym pracuje. Wie też, jakiego kandydata poszukuje, jakich kompetencji brakuje w jego zespole. Kluczowym jest więc angażowanie kierowników w proces rekrutacyjny. To od menedżera powinien zależeć „werdykt” – czy dany kandydat zostaje zatrudniony, czy nie. Równie ważne jest jednak to, by hiring manager zrozumiał, jak istotny jest jego udział w całym procesie. Pomóc w tym mogą spisane zasady współpracy.
Procedury i porady dotyczące współpracy HR z hiring managerami
Wiem, że słowo procedura nie kojarzy się pozytywnie. Nie ma jednak co ukrywać, że to właśnie dzięki nim organizacje mogą działać sprawnie, szczególnie w czasie kryzysu. Opisane zasady współpracy świetnie sprawdzają się również w procesie rekrutacyjnym.
Warto jest spisać działania i obowiązki, jakie po swojej stronie mają rekruterzy i biznes. Zasady powinny opisywać poszczególne etapy procesu rekrutacyjnego i uwzględniać np.:
- na jakim etapie hiring manager dołącza do procesu rekrutacyjnego
- ile czasu ma menedżer na zapoznanie się z aplikacjami kandydatów i informacje zwrotną do rekrutera
- czy menedżer bierze udział w spotkaniach rekrutacyjnych
- jeżeli menedżer prowadzi spotkania samodzielnie, to jakie powinny być punkty stałe takiego spotkania
- kto informuje kandydata o odrzuceniu jego aplikacji/zaproszeniu do kolejnego etapu
- do kiedy rekruter otrzymuje informację zwrotną co do zatrudnienia kandydata.
Takie spisane procedury powinny zostać wypracowane i zaakceptowane przez obydwie strony. Tylko w taki sposób będą rzeczywiście przestrzegane. Co ważne, nie jest to proces jednorazowy.
Mamy przygotowane procedury rekrutacyjne, które cały czas ulepszamy – mówi Klaudia Pietryga, Specjalista ds. Rekrutacji z firmy Gomez. – Każdy z managerów od początku jego współpracy z nami jest wdrażany i supportowany przez zespół HR w proces rekrutacji. Informujemy o formie rozmowy rekrutacyjnej oraz o naszej elastyczności w zakresie całego procesu. Dzięki temu nie mieliśmy dużych trudności w dostosowaniu się do home office. Jedyne co się zmieniło to otoczenie, natomiast współpraca jest w dalszym ciągu na stałym, dobrym poziomie.
Można również zdecydować się na formę poradnikową. Podkreśli ona jeszcze mocniej jak ważne jest zrozumienie sytuacji kandydata w procesie rekrutacyjnym. Tak właśnie działa zespół rekrutacyjny w firmie Raben:
Podręcznik, który opracowaliśmy nie jest standardowym narzędziem pokazującym w jaki sposób prowadzić proces rekrutacyjny. Ważniejsze od konkretnych wytycznych było dla nas pokazanie hiring managerom i pracownikom HR perspektywy kandydatów. Wierzymy, że jeżeli osoby te choć przez chwilę „wejdą w buty” aplikujących, to będą rozumiały, jak odpowiednio zaopiekować się nimi na każdym etapie rekrutacji. Nie opisujemy więc krok po kroku, w jaki sposób zachowywać się na spotkaniach rekrutacyjnych. Skupialiśmy się na tym, jak budować pozytywne w doświadczenia kandydatów przez swoje zachowanie.
Postawę zmieniać można przez konkretne, formalne wytyczne, takie jak na przykład: przed właściwą rozmową rekrutacyjną, zastosuj small talk. Efekt, który wtedy osiągniemy będzie zazwyczaj krótkotrwały. Zapracowany manager zrezygnuje ze small talku, ponieważ z jego perspektywy trzy minuty rozmowy „o niczym” jeszcze bardziej napną jego i tak napięty grafik. Kiedy natomiast pokażemy managerowi jak duży poziom stresu odczuwa kandydat przed spotkaniem i jak wiele w jego odbiorze całego spotkania taka krótka rozmowa może zmienić, prawdopodobieństwo, że osiągniemy długofalową zmianę postawy, będzie dużo większe.
Oczywiście spisane procedury nie wykluczają metod poradnikowych. Idealnym rozwiązaniem jest połączenie tych dwóch stron, pamiętając o współpracy z hiring managerami podczas ich tworzenia.
Jak wspierać hiring managerów w sytuacjach kryzysowych?
Gdy nadchodzi kryzys, pojawia się również niepewność co do tego, jakie zmiany on przyniesie. W przypadku, z którym mamy obecnie do czynienia, ogromną zmianą dla działów rekrutacji było przejście z tradycyjnych spotkań na rozmowy rekrutacyjne online z kandydatami. Rekruterzy musieli wypracować nowe standardy rekrutacyjne i ekspresowo wdrożyć je w życie. Istotne jest jednak to, by pomóc w nauce nowych rozwiązań również menedżerom. W bardzo ciekawy sposób mówi o tym Ewelina Wachowska:
Zmiana dotyka nas w różnym stopniu, w zależności od naszej osobowości i doświadczeń życiowych. Współpracuję zarówno z osobami z dużym bagażem rekrutacyjnych doświadczeń, jak i „świeżo upieczonymi” przełożonymi, którzy dopiero co stawiają pierwsze kroki w obszarze rekrutacji. Szczególnie wśród tej drugiej grupy pojawiało się dużo pytań i wątpliwości, jak: Czy w trakcie rozmowy online będziemy w stanie poznać kandydatów tak samo dobrze jak w przypadku bezpośrednich spotkań? W jaki sposób przekazywać kandydatom zadania praktyczne? Czy nowa metoda spotkań pozwoli nam rzetelnie ocenić kompetencje kandydatów? Tu właśnie kluczową rolę gramy my.
W procesie zmiany potrzebny jest opiekun, do którego ma się zaufanie. Dążymy do tego, by stał się nim przedstawiciel działu HR. Kiedy mamy dobrze ułożoną współpracę z biznesem, łatwiej nam przekonać managera do ryzyka i np. zdecydowania się na mniej doświadczonego, a wykazującego duży potencjał kandydata. To samo dotyczy rozmów online. Przy przejściu na tę formę komunikacji z kandydatem pomogło nam właśnie zaufanie naszych menedżerów do tego, co robimy jako dział HR. Warto też pamiętać o wzajemnym zrozumieniu. Choć dla nas, specjalistów HR, procesy rekrutacyjne są chlebem powszednim, dla managerów, którzy w skali roku prowadzą 2-3 procesy rekrutacyjne, nie jest już to tak powtarzalne i „trywialne” zadanie.
Efekt wow we współpracy z biznesem
Sprawna współpraca pomiędzy HR-em, a biznesem pozwala eliminować problemy, zanim w ogóle staną się one realnym zagrożeniem. Tak było w przypadku firmy Gomez:
Dobrze ułożona współpraca zapewniła nam szybkie wdrożenie środków zaradczych i przystosowanie się do nowych warunków, jakim jest home office. Formę rozmów online zaczęliśmy z kandydatami zaczęliśmy stosować, jak tylko zaczęły spływać pierwsze informacje z Chin o epidemii. Dzięki temu uniknęliśmy przerwania ciągłości naszych procesów rekrutacyjnych.
Dział HR firmy Gomez natychmiast po pojawieniu się spotkań rekrutacyjnych online z kandydatami w eRecruiter, dodał tę funkcję do swojego procesu.
Menedżerowie nie odczuli zmiany sposobu spotkań na formę online. Tak jak w przypadku tradycyjnych rozmów, chętnie biorą w nich udział. Nie ukrywam, że możliwość umawiania rozmów rekrutacyjnych online w eRecruiter pomogła nam w jeszcze lepszym zorganizowaniu home office. Spotkania online w systemie są bardzo intuicyjne. Nie wymagały one dodatkowego wdrażania – po prostu wysyłamy link do kandydata oraz managera i bez problemu możemy rozpocząć rozmowę – podsumowuje Klaudia Pietryga.
Takie zachowanie buduje poczucie współpracy i zrozumienia po stronie menedżerów. Mają oni namacalny dowód, że dział HR robi wszystko, co w swojej mocy, by pomóc im pozyskać najlepszego kandydata bez żadnych dodatkowych zakłoceń.
Narzędzia potrzebne do efektywnej współpracy z hiring managerem
Proces komunikacji z biznesem nie będzie dobrze funkcjonował, jeżeli nie wyposażymy go w odpowiednie narzędzia do komunikacji. Rozwiązaniem, które oferuje eRecruiter, a korzystają z niego zarówno Raben, jak i Gomez, są Interaktywne Karty Kandydatów. Pozwalają one na wyeliminowanie przesyłania dziesiątek wiadomości e-mail pomiędzy rekruterem, a menedżerem. Aplikacje kandydatów wysyłane są bezpośrednio z systemu do odbiorcy, który może zapoznać się z danymi, dokonać oceny oraz dodać swój feedback.
Wykorzystujemy Interaktywne Karty Kandydatów jako formę zapoznania się Managera z kandydatami – mówi Klaudia Pietryga. – Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ hiring managerowie od razu mogą zobaczyć wszystkie informacje o kandydacie wraz z naszymi notatkami, dzięki czemu proces znacznie się skraca. Natomiast my, jako rekruterzy od razu otrzymujemy jasną informację, czy mamy nawiązywać kontakt z konkretnym kandydatem.
Ewelina Wachowska dodaje: Managerom przekazujemy CV wyłącznie za pomocą wysyłki Interaktywnych Kart Kandydatów. Jest to metoda, która sprawdza się bardzo dobrze, a szczególnym upodobaniem cieszą się zarówno zielony i czerwony kciuk służący do oceny aplikacji, jak i możliwość dodawania notatek.
Interaktywne Karty Kandydatów skracają czas trwania procesu rekrutacyjnego. Informacje przesyłane są na bieżąco, a rekruter dostaje o każdej akcji odpowiednią notyfikację w systemie, w formie e-maila lub poprzez aplikację mobilną.
W obecnej sytuacji wiele firm przeszło na komunikację za pomocą aplikacji Microsoft Teams. To samo dotyczy spotkań rekrutacyjnych z kandydatami, gdzie często zapraszani są menedżerowie. Aby ograniczyć im konieczność poznawania nowych narzędzi, udostępniliśmy integrację eRecruiter z MS Teams, dzięki czemu nie trzeba uczyć się nowego narzędzia:) Zaproszony na spotkanie menedżer łączy się na spotkanie, tak jak zawsze!
W sytuacjach kryzysowych liczy się przede wszystkim wypracowana wcześniej komunikacja i budowane zaufanie. Dobra wiadomość jest taka, że każdy moment, nawet kryzysowy, jest dobry na rozpoczęcie budowania długofalowej współpracy pomiędzy HR-em, a hiring managerami. To teraz działy HR mogą zacieśnić mocniej więzi z biznesem, którzy mogą potrzebować pomocy, by odnaleźć się w trudnej dla wszystkich sytuacji. Efekty tych działań na pewno będą widoczne w przyszłości, gdy sytuacja się już unormuje.
