7 wiadomości do kandydatów, które możesz zautomatyzować

Dojrzała i efektywna komunikacja z kandydatami w procesie rekrutacji to jeden z ważniejszych elementów wpływających na candidate experience. Rynek wymaga od rekruterów przykładania szczególnej wagi do budowania pozytywnych relacji z aplikującymi. Negatywne wrażenia z rekrutacji z jednej strony grożą ryzykiem utraty wartościowych pracowników, a z drugiej bardzo często przekładają się na decyzje zakupowe aplikujących. Jakie wiadomości do kandydatów powinniśmy zatem wysyłać, aby budować z nimi pozytywne relacje?

Jak wynika z badania „Candidate Experience w Polsce 2019” przeprowadzonego przez eRecruiter 1/5 kandydatów, którzy wynieśli negatywne wrażenia z procesu rekrutacyjnego, zrezygnuje z zakupu produktów lub usług danej marki. Aby zbudować pozytywny wizerunek firmy w oczach aplikujących warto zadbać o odpowiednią komunikację na każdym etapie rekrutacji. Brak informacji zwrotnej po przesłaniu CV do pracodawcy lub nieterminowe informowanie kandydatów o ostatecznej decyzji po spotkaniu to podstawowe błędy, które sprawiają, że rekrutacja często staje się nieprzyjazna. Ważne jest również jasne informowanie kandydatów o ich statusie, w tym przejściu do kolejnego etapu rekrutacji, aby uniknąć nieporozumień.  Pozostawianie aplikujących bez odpowiedzi rekruterzy tłumaczą brakiem czasu. I rzeczywiście bywają oferty pracy, na które odpowiadają setki osób i nie sposób porozmawiać z każdą z nich z osobna. Z pomocą przychodzą jednak współczesne narzędzia do rekrutacji online i platformy do rekrutacji. Rozwiązanie tego problemu zapewnia między innymi system eRecruiter, w którym możemy ustawić szablony wiadomości i korzystać ze spersonalizowanej korespondencji zbiorowej.

Czym są szablony wiadomości do kandydatów?

Szablony wiadomości to wzory wiadomości mailowych, z których możesz szybko skorzystać w procesie rekrutacji, kontaktując się z kandydatami. W systemie przygotowaliśmy kilka przykładowych, z których możesz skorzystać, jednak możesz też stworzyć własne, bardziej spersonalizowane. Gdzie tu automatyzacja? Po wyborze wzoru podziękowania za udział w rekrutacji, czy zaproszeni na spotkanie z kandydatem, możesz określić na którym etapie procesu system powinien wysłać taką wiadomość do kandydata.

Dzięki temu nie musisz kilka razy pisać, czy przesyłać tej samej wiadomości, system zrobi to za Ciebie 😊

Jakie wiadomości do kandydatów powinniśmy zatem wysyłać kandydatom? Oto najważniejsze z nich:

1. Potwierdzenie otrzymania CV

Potwierdzenie otrzymania aplikacji to jeden z ważniejszych elementów komunikacji z kandydatem i jednocześnie najprostszy do przygotowania i wykorzystania szablon wiadomości. Dzięki wysyłaniu potwierdzenia zaraz po otrzymaniu CV nie trzymamy aplikującego w niepewności – dostaje on jasną informację, że jego zgłoszenie dotarło,  a rekrutacja na dane stanowisko wciąż jest aktualna. W tym celu możemy skorzystać z ustawienia automatycznych odpowiedzi w systemie pocztowym czy rekrutacyjnym. Warto także unikać w ogłoszeniach klauzuli „Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się tylko z wybranymi osobami”, gdyż już na starcie buduje ona negatywny wizerunek pracodawcy i daje kandydatowi poczucie, że jego aplikacja nie jest dla organizacji ważna. Ważne jest również, aby dostarczyć kandydatom negatywną informację zwrotną, co pozwala na zachowanie pozytywnej relacji i zrozumienie procesu rekrutacyjnego.

 2. Informacja o odrzuceniu kandydata po analizie CV

Kolejna zautomatyzowana wiadomość, którą możemy przygotować w formie szablonu i wykorzystać  w procesie rekrutacji to informacja o odrzuceniu kandydata po przeanalizowaniu jego aplikacji. Jeżeli zgłoszeń mamy niewiele to w tym miejscu możemy pokusić się również o krótki komentarz do CV lub zaproponować udział w rekrutacji na inne stanowisko. Jeżeli kandydat wyraził zgodę na przyszłe rekrutacje w formularzu aplikacyjnym, warto poinformować go, że zachowamy jego aplikację w naszej bazie i ponowimy kontakt w przypadku stanowiska odpowiadającego jego  kwalifikacjom, zachęcając go do udziału w kolejnych rekrutacjach.

3. Zaproszenie i przypomnienie o spotkaniu

W sytuacji, kiedy aplikacja kandydata spełnia nasze wymagania rekrutacyjne i decydujemy się zaprosić go na spotkanie, warto wysłać e-mailowe potwierdzenie spotkania. Wiadomość ta powinna zawierać dokładną datę, godzinę i miejsce spotkania. Ponadto możemy dołączyć wskazówki dotarcia do firmy (m.in. informacje o pobliskiej komunikacji miejskiej, dostępności parkingu czy wejściu do budynku). Dobrze widziane jest zaznaczenie, na kogo kandydat ma się powołać na recepcji, z kim odbędzie się rozmowa kwalifikacyjna oraz ile czasu może zająć spotkanie. W tym miejscu możemy również załączyć link do naszej strony internetowej i zachęcić aplikanta do zapoznania się z informacjami o pracodawcy przed planowaną rozmową. Takie potwierdzenie nie tylko zapewnia pełen komplet informacji, ale także zmniejsza ryzyko niepojawienia się danej osoby na spotkaniu. dodatkowo zachęcamy kandydatów do regularnego odwiedzania sekcji kariery na stronie internetowej, aby poznać aktualne oferty pracy oraz możliwości rozwoju.

Bardzo dobrym rozwiązaniem, które może pozytywnie wpłynąć na spadek nieodbytych rozmów rekrutacyjnych, jest wysyłka przypomnienia. Korzystając z nowoczesnych systemów do rekrutacji, jak eRecruiter, już na etapie wysyłki zaproszenia na spotkanie można zaznaczyć, by przypomnienie zostało przesłane automatycznie na 24 godziny przed rozmową. Zarówno zaproszenie, jak i przypomnienie mogą przybrać formę mailową, lub SMS-ową. Co więcej – dzięki wiadomości przypominającej kandydat może w prosty sposób odwołać spotkanie, jeżeli wyniknie taka potrzeba. Wystarczy, że odpisze na daną wiadomość, a rekruter od razu ją otrzyma i może podjąć odpowiednie kroki!

 4. Podziękowanie za spotkanie

Po odbytym spotkaniu miłym gestem będzie napisać podziękowanie kandydatowi za rozmowę kwalifikacyjną. W tej wiadomości bardzo ważne jest precyzyjne określenie terminu informacji zwrotnej lub kolejnego kontaktu, jeśli rekrutacja jest wieloetapowa. Warto też zapewnić kandydata, że otrzyma informację zwrotną niezależnie od decyzji. Usprawnienie procesu gwarantuje nasz system ATS.

5. Informacja o negatywnym wyniku rozmowy rekrutacyjnej

W sytuacji, kiedy zdecydujemy o tym by nie zatrudniać kandydata, konieczne jest przekazanie mu wartościowej informacji zwrotnej po rozmowie kwalifikacyjnej. Idealnym przykładem jest kontakt telefoniczny i osobiste podziękowanie za udział w rekrutacji. Jeśli nie mamy takiej możliwości warto spersonalizować przygotowany wcześniej wzór wiadomość i przekazać kandydatowi informacje na temat tego, jak został oceniony podczas rozmowy i nad czym powinien jeszcze popracować. Takie podsumowanie to dla kandydata cenna wskazówka na przyszłość.

6. Informacja o pozytywnym wyniku rozmowy rekrutacyjnej – – jak poinformować kandydata o przyjęciu do pracy

Już przedostatnim elementem komunikacji z kandydatem to sytuacja, kiedy decydujemy się na zatrudnienie wybranej osoby. Informację o pozytywnym przejściu całego procesu rekrutacyjnego oraz ofertę pracy przekazujemy telefonicznie. Po rozmowie warto jednak przesłać e-mailowe podsumowanie ustalonych warunków zatrudnienia, kolejne kroki wymagane przed rozpoczęciem pracy oraz kontakt do przełożonego.

7. Podziękowanie za udział w rekrutacji i zaproszenie do podzielenia się opinią na temat procesu

Ostatnim rodzajem wiadomości, na którą kandydaci bardzo zwracają uwagę, a którą w bardzo prosty sposób można zautomatyzować, jest krótkie podziękowanie za udział w rekrutacji na określone stanowisko. Dziękując za poświęcony czas, warto również zachęcić do wzięcia udziału w przyszłych rekrutacjach, a także podkreślić to, jak istotna dla organizacji jest opinia kandydata i zaprosić do krótkiego badania candidate experience. Poinformowanie kandydata o statusie jego aplikacji, niezależnie od wyniku, jest kluczowe dla budowania pozytywnego doświadczenia kandydatów i unikania negatywnych opinii. Kandydat na pewno doceni podejście i fakt, że bez względu na wynik rekrutacji, zadbaliśmy o miejsce na podzielenie się wrażeniami.

Przeczytaj raport „Efektywność rekrutacji” i dowiedz się jakie jeszcze rozwiązania warto wdrożyć, by usprawnić procesy w Twojej organizacji.

 Pamiętaj, że skuteczna komunikacja z kandydatem powinna być ludzka, szczera i terminowa. Udzielanie rzetelnego feedbacku na każdym etapie rekrutacji wpływa korzystnie na wizerunek nie tylko pracodawcy, ale i samego rekrutera. Jeśli jest to możliwe, warto zautomatyzować ten proces dzięki dedykowanym narzędziom dla działu HR. W ten sposób każdy kandydat dostanie informację zwrotną, a Ty nie będziesz już nigdy musiał pamiętać, by w ogłoszeniu o pracy zawrzeć klauzulę o odpowiadaniu tylko wybranym kandydatom.

Jak budować szablony wiadomości do kandydatów? Zobacz prezentację

Dlaczego automatyzacja wiadomości do kandydatów jest ważna w procesie rekrutacji?

Automatyzacja wiadomości do kandydatów jest kluczowym elementem nowoczesnego procesu rekrutacji. Dzięki niej rekruterzy mogą znacznie zwiększyć efektywność swoich działań, jednocześnie poprawiając doświadczenie kandydatów. W dobie cyfryzacji i rosnącej liczby aplikacji, ręczne zarządzanie komunikacją z kandydatami staje się coraz bardziej czasochłonne i podatne na błędy. Automatyzacja pozwala na szybkie i precyzyjne informowanie kandydatów na każdym etapie procesu rekrutacji, co z kolei buduje pozytywny wizerunek firmy.

Zwiększenie efektywności procesu rekrutacji

Automatyzacja wiadomości do kandydatów znacząco zwiększa efektywność procesu rekrutacji. Dzięki niej rekruterzy mogą:

• Skrócić czas potrzebny na wysyłanie wiadomości do kandydatów, co pozwala na szybsze podejmowanie decyzji.
• Zwiększyć szybkość i efektywność całego procesu rekrutacji, co jest szczególnie ważne w przypadku dużej liczby aplikacji.
• Lepsze zarządzanie procesem rekrutacji i śledzenie postępów kandydatów, co pozwala na bardziej precyzyjne i zorganizowane działania.

Poprawa doświadczenia kandydatów

Automatyzacja wiadomości do kandydatów ma również ogromny wpływ na poprawę ich doświadczenia. Kandydaci są szybko i efektywnie informowani o statusie ich aplikacji, co zmniejsza niepewność i stres związany z oczekiwaniem na odpowiedź. Lepsze zarządzanie oczekiwaniami kandydatów i budowanie pozytywnego wizerunku firmy, co może przyciągnąć więcej wartościowych aplikacji w przyszłości. Zwiększenie satysfakcji kandydatów z procesu rekrutacji, co może prowadzić do pozytywnych opinii o firmie na rynku pracy.

Jak napisać skuteczne wiadomości do kandydatów?

Pisanie skutecznych wiadomości do kandydatów to kluczowy element budowania pozytywnych relacji w procesie rekrutacji. Aby wiadomości były efektywne, muszą być jasne, profesjonalne i dostosowane do potrzeb kandydatów. Oto kilka kluczowych elementów, które powinny znaleźć się w każdej wiadomości:

Elementy obowiązkowe

Podziękowanie za udział w rekrutacji

Zawsze warto zacząć od podziękowania kandydatowi za poświęcony czas i wysiłek włożony w aplikację. To buduje pozytywny wizerunek firmy i pokazuje, że cenimy każdą aplikację.

Informacja o statusie aplikacji

Kandydaci chcą wiedzieć, na jakim etapie jest ich aplikacja. Jasna i konkretna informacja na ten temat zmniejsza niepewność i pozwala lepiej zarządzać oczekiwaniami.

Wskazówki na przyszłość i podkreślenie mocnych stron kandydata

Nawet jeśli aplikacja nie zakończyła się sukcesem, warto podkreślić mocne strony kandydata i dać mu wskazówki na przyszłość. To cenna informacja, która może pomóc w dalszym rozwoju zawodowym.

Informacja o możliwości ponownego aplikowania

Zachęć kandydata do ponownego aplikowania w przyszłości, jeśli pojawią się odpowiednie oferty. To pokazuje, że jesteśmy otwarci na dalszą współpracę.

Informacja o zakończeniu procesu rekrutacji i podziękowanie za udział

Na zakończenie procesu rekrutacji warto ponownie podziękować kandydatowi za udział i poinformować go o zakończeniu rekrutacji. To zamyka proces w sposób profesjonalny i uprzejmy.

Pamiętaj, aby wiadomości były osobiste, profesjonalne i dostosowane do potrzeb kandydatów. Dzięki temu budujemy pozytywne relacje i wizerunek firmy na rynku pracy.