56% specjalistów uważa, że bieżąca komunikacja i informowanie o przebiegu rekrutacji (np. o kolejnych etapach i ich terminach) powinno być standardem. 63% specjalistów oraz 43% pracowników fizycznych oczekuje informacji o zakończeniu procesu, nawet jeżeli nie zostali zatrudnieni – wskazują na to wyniki badania Candidate Experience w Polsce 2021 (poznaj cały raport Candidate Experience w Polsce 2021). Z tego samego badania wiemy, że aż 80 % pracodawców rozumie, jak bardzo bieżąca komunikacja jest istotna dla kandydata, a 67% stosuje to na co dzień.
W tym artykule przedstawiamy 9 sytuacji, w których warto wprowadzić automatyzacje komunikacji SMS z kandydatem – na każdym etapie rekrutacji! Wpłyną one na optymalizację cennego czasu rekrutera i efektywność niemal każdego procesu oraz znacząco poprawią pozytywne doświadczenia kandydata. Szczególną wartość automatyzacje mają przy rekrutacjach masowych, w takich branżach jak produkcja, logistyka czy call center.
Manualne ustawianie wysyłek SMS jest uciążliwe i czasochłonne. Dzięki automatyzacji można ten proces jednak znacząco ułatwić. Zanim uruchomimy automatyzację, musimy określić:
- grupę odbiorców np. na podstawie tagu lub etapu rekrutacji,
- akcję, po jakiej ma nastąpić wysyłka np. przeniesienie kandydata na określony etap i/lub dzień i godzinę wysyłki (w przypadku regularnych wysyłek),
- treść wiadomości.
Po uruchomieniu automatyzacji, historia wszystkich wysłanych SMSów widoczna będzie w systemie ATS.
W jakich sytuacjach warto wprowadzić automatyzację SMS? Oto naszych 9 wskazówek:
1. Potwierdzenie otrzymania aplikacji
Każdy, kto kiedykolwiek aplikował o pracę wie, jak ważna jest informacja zwrotna. Dzięki tej prostej automatyzacji, każdy kto prześle swoje CV, już parę chwil po aplikacji otrzyma smsa z podziękowaniem i potwierdzeniem otrzymania aplikacji. Na tym etapie można również napisać jak będzie przebiegać dalszy proces rekrutacyjny.
2. Kandydat nie odbiera?
Próbujesz dodzwonić się do kandydata ale on nie odbiera telefonu? Nic prostszego! Po przeniesieniu na etap „nie odbiera telefonu”, system wyśle automatycznego SMSa o ustalonej treści: np. z nazwą firmy, numerem telefonu rekrutera i prośbą o kontakt.
W ten sposób pracę usprawniła firma DSV Global Transport and Logistics. Przy dzisiejszym pędzie życia cenna jest dla nas każda minuta – mówi Angelika Ropelewska, Team Lead, Recruitment Administration w DSV Global Transport and Logistics. Dotychczas, gdy kandydat nie odbierał telefonu, za każdym razem pisaliśmy do niego ręcznie wiadomość SMS, aby wiedział kto dzwonił i w jakim celu. Wydawać by się mogło, że nie zabiera nam to w ogóle czasu, a dzięki temu być może zyskamy pracownika, który mógłby bez tego do nas nie oddzwonić.
Dzięki usprawnieniu, które wprowadził eRecruiter możemy takiego SMS wysłać jednym kliknięciem – zmieniając status. Pozwoliło nam to w ciągu miesiąca oszczędzić aż 374 minuty! Prawie 6h pracy, które możemy wykorzystać w dużo lepszy sposób, na przykład na kolejnych rozmowach rekrutacyjnych!
Angelika Ropelewska,
Team Lead, Recruitment Administration w DSV Global Transport and Logistics
3. Potwierdzenie spotkania
W rekrutacjach masowych często organizowane są grupowe spotkania informacyjne. Po wstępnej rozmowie warto wysłać SMSa z potwierdzeniem daty i miejsca spotkania oraz nazwiskiem osoby z która kandydat będzie rozmawiał. Dzięki automatyzacji, taki SMS zostanie wysłany np. do każdej osoby przeniesionej na etap “Spotkanie”.
4. Przypomnienie o spotkaniu informacyjnym
Dzień przed spotkaniem, system ATS może automatycznie wysłać smsy do wszystkich kandydatów umówionych na spotkanie kolejnego dnia. Taka automatyzacja doskonale sprawdzi się w sytuacji, gdy spotkania odbywają się w np. poniedziałki rano i chcemy o nich przypomnieć dzień wcześniej.
Z takiej automatyzacji korzysta już firma 4Life Direct. Potrzeba automatyzacji procesu wynika przede wszystkim z rzeczywistości, która otacza rekruterów – mówi Aleksandra Bombińska, Kierownik Działu Rekrutacji w 4Life Direct Zauważyłyśmy problemy takie jak: spóźnianie się kandydatów na szkolenia lub brak wymaganych dokumentów. Dlatego pojawił się pomysł na automatyzowane wiadomości wysyłane przed poniedziałkowym spotkaniem: z informacją o godzinie i miejscu szkolenia oraz o niezbędnych dokumentach. Początkowo każdy rekruter musiał przygotować listę osób na szkolenie, a następnie w niedzielę ręcznie wysyłać SMSy z przypomnieniem. Po usprawnieniu procesu zauważyłyśmy realny wpływ na uczestników, którzy nie tylko zaczęli przychodzić punktualnie, ale również pamiętali o potrzebnych dokumentach. Zaczęłyśmy więc szukać zautomatyzowanych rozwiązań, które pozwolą nam m.in. usprawnić pracę, czy też zaoszczędzić czas. Wychodząc naprzeciw naszym oczekiwaniom, eRecruiter w ramach nowej oferty umożliwił nam automatyzację procesu wysyłania wiadomości, z wcześniej zaplanowanym terminem jej dostarczenia, z której korzystamy już od kilku tygodni.
Odkąd kandydaci zaczęli otrzymywać SMSy, zauważyliśmy znaczny wzrost frekwencji na spotkaniach.
Aleksandra Bombińska,
Kierownik Działu Rekrutacji w 4Life Direct
5. Wskazówki dotyczące miejsca spotkania rekrutacyjnego i dojazdu
Czasami miejsce spotkania wymaga podania większej ilości wskazówek. W SMSie możemy zawrzeć dokładne wskazówki dotyczące miejsca spotkania, wysłać pinezkę lokalizacyjną lub opisać jak dojechać komunikacją miejską.
6. Informacja o przejściu do kolejnego etapu – test kompetencji lub psychometryczny
To wiadomość, na którą kandydat czeka! 🙂 Dajmy mu więc znać jak najszybciej (np. po przeniesieniu na etap “test kompetencji”) i napiszmy, z czym wiąże się kolejny etap. Jeżeli jest to np. test kompetencji online, napiszmy w jaki sposób kandydat dowie się o szczegółach testu oraz czasie na jego wykonanie. SMSem możemy też przypomnieć o zbliżającym się końcu czasu na wykonanie testu.
Dowiedz się więcej o testach kompetencji oraz o testach psychometrycznych. Kliknij >tutaj<, aby przeczytać o wszystkich rodzajach testów dostępnych na platformie eRecruiter HR Marketplace.
7. Zatrudnienie i kompletowanie materiałów
Zanim kandydat zostanie naszym pracownikiem, musimy skompletować dokumenty niezbędne do podpisania umowy. Dzięki automatycznym SMSom wysyłanym do kandydatów na etapie “Zatrudnienie”, możemy informować o kolejnych krokach i dokumentach które należy przesłać lub dostarczyć osobiście do działu kadr albo odebrać np. …
8. Informacja o skierowaniu na badania
Skierowanie na badania najczęściej kandydat musi odebrać osobiście. W automatycznie wysyłanym SMSie poinformujmy, gdzie i kiedy może to nastąpić.
9. Informacja o odrzuceniu z rekrutacji
Jeżeli kandydat nie przeszedł do kolejnego etapu, powinniśmy go o tym powiadomić jak najszybciej. W SMSie (wysyłanym automatycznie po przeniesieniu na etap “Odrzucony”) warto również poinformować o możliwości kontaktu, jeśli kandydat chciałby porozmawiać o powodach odrzucenia.
To tylko kilka przykładów, jak dzięki automatyzacji komunikacji SMS można poprawić doświadczenia kandydatów i komfort pracy rekruterów.
Korzystasz już z systemu eRecruiter? Daj znam znać, a wspólnie zastanowimy się, jak SMSy mogą zautomatyzować Twoje procesy.
Jeśli nie korzystasz jeszcze z naszego systemu ATS i chciałbyś dowiedzieć się, jak eRecruiter wspiera pozyskiwanie i selekcję kandydatów – napisz do nas!
