Dwa znane powiedzenia: „co dwie głowy to nie jedna” oraz „gdzie kucharek sześć tam nie ma co jeść”, pomimo tego, że są sobie w pewien sposób przeciwstawne idealnie wpisują się w rekruterską rzeczywistość. Można je bowiem przenieść na grunt współpracy między rekruterem a klientem wewnętrznym. Kluczem do dobrej współpracy jest znalezienie złotego środka pomiędzy jednym i drugim powiedzeniem, a więc takim zoptymalizowaniem współpracy, by strony wzajemnie sobie pomagały, uzupełniały swoją pracę, a nie przeszkadzały i ścierały. Jak tego dokonać?
1. Ustal zasady współpracy z biznesem
Przyjrzyj się także procesowi zgłoszeń wakatów, jaki obowiązuje w Twojej organizacji. Jeżeli jest zbyt skomplikowany, uprość go. Niezależnie jednak od stopnia skomplikowania, zadbaj o to, aby proces był dobrze opisany. Informacje o wszelkich danych potrzebnych do zgłoszenia wakatu udostępnij w miejscu, które jest też łatwo dostępne dla klienta wewnętrznego.
Przed rozpoczęciem nowego procesu rekrutacyjnego spotkaj się z managerami i kierownikami, dla których rekrutujesz. Podczas spotkania ustal zasady współpracy w tym zakresie. Możecie np. wspólnie zdefiniować wymagania wobec poszukiwanych pracowników. Dowiedz się też jak managerowie postrzegają cały proces i jego efekt. Przekaż im, w którym momencie potrzebne będzie ich wsparcie. Ustal kto odpowiada za dany etap procesu rekrutacji i po której stronie leży odpowiedzialność za realizację konkretnych działań, takich, jak np. preselekcja aplikacji, ocena kandydatów, umawianie spotkań oraz rozmowy z kandydatami.
2. Zapewnij dostęp do procesów rekrutacyjnych na bieżąco i włącz klienta wewnętrznego w proces
Zaangażowanie klienta wewnętrznego może mieć różne poziomy, zachęcamy jednak by stał się on współrekruterem już od pierwszych etapów rekrutacji. Co prawda nie musi on samodzielnie publikować ogłoszeń, ale możne być czynnie zaangażowany już we wstępną selekcję kandydatów. Nadając systemowy dostęp do bazy kandydatów, którzy zaaplikowali na jego ogłoszenie, sprawisz, że Twój klient będzie mógł na bieżąco śledzić postęp prac i zgłaszać swoje wątpliwości, co do proponowanych kandydatów.
W praktyce wygląda to tak, że rekruter umawia się z klientem wewnętrznym, który jako pierwszy samodzielnie znajdzie dwóch odpowiadających mu kandydatów i następnie na tej podstawie rekruter zaproponuje podobne kandydatury uzyskując bieżący feedback od kierownika.
Podobnie jak w modnym ostatnio scrumie, rekruter będzie miał szanse podzielić proces poszukiwań na mniejsze etapy zakończone oddaniem wartościowego „produktu”, jakim będzie oczywiście nowa grupa ciekawych kandydatur w ramach rekrutacji. W niektórych organizacjach wybrani klienci wewnętrzni są do tego stopnia zaangażowani w procesy rekrutacyjne, że samodzielnie i całościowo dokonują nawet pierwszej selekcji aplikacji. W prosty sposób mogą to zrobić wykorzystując system do rekrutacji online.
Zapomnij, więc o wyrywkowym informowaniu klienta wewnętrznego o statusie procesu i spróbuj zaangażować go w ten proces od samego początku. Potrzebny będzie czas na zgranie się ze sobą, ale ostatecznie zyska na tym Twoja skuteczność i szybkość odnajdywania odpowiednich kandydatur.
3. Na bieżąco obrazuj efekty swojej pracy
Wszyscy kierownicy lubią cyferki tzn. ważne jest dla nich raportowanie przebiegu rekrutacji. Jednak to, co jest ciekawe dla managerów i zarządu pod postacią excelowych tabelek może być mało ciekawe dla innych pracowników. Te same informacje można im podać w zmienionej, bardziej przystępnej formie.
Zamiast nudnej, czysto tabelkowej formy stosuj:
- raporty pokazane na kolorowych wykresach;
- infografiki z najciekawszymi danymi z KPI (ang. Key Performance Indicators – kluczowe wskaźniki efektywności) na pewno bardziej ich zainteresują. Słupki ze zdjęciami rekruterów i liczbą spotkań w miesiącu;
- dane pokazane obrazowo np. liczba przejechanych przez rekruterów kilometrów porównana do długości granicy Polski lub odległości z Twojego miasta do Paryża;
- ciekawostki, które zainteresują Twoich współpracowników np. rekrutacje z największą liczbą kandydatów, najszybciej zakończony proces itp..
4. Podsumuj status procesów
Pomimo tego, że zachęcamy do aktywizacji i systematycznego informowania społeczności w Twojej firmie tak, aby od początku brały czynny udział w procesach rekrutacyjnych, nie da się całkowicie „uciec” od raportowania oraz manifestowania kamieni milowych.
Oczywiście, jak większość rzeczy, można to robić w sposób mniej lub bardziej przyjemny.
- Jeżeli możesz, postaw więc na automatyzację swojej pracy. Jeżeli używasz systemu do rekrutacji będziesz w bardziej korzystnej sytuacji, gdyż raporty dostępne w nim powinny być do wygenerowania od ręki, dzięki dosłownie dwóm kliknięciom. Nie musisz na bieżąco wpisywać danych do tabelek. System rekrutacyjny sam stworzy raport na podstawie danych potrzebnych do stworzenia projektu rekrutacyjnego, liczby spotkań czy ocen kandydatów.
- Jeżeli podczas rekrutacji korzystasz nadal ze skrzynki e-mail i excela musisz być bardziej systematyczny. Warto w tym przypadku, jeszcze przed rozpoczęciem nowego projektu, przyjąć wspólne dla wszystkich procesów etapy i sposób, w jaki będziesz się komunikować z biznesem. Opisz je w dostępnym dla wszystkich miejscu w podobny sposób, jak opisujesz to swoim kandydatom w zakładce „Kariera”.
Twój klient wewnętrzny powinien wiedzieć, co dzieje się na danym etapie i jakie warunki musi spełnić, by znalazł się na kolejnym ostatecznie szczęśliwie zamykając proces. Współpraca w ramach prowadzenia projektów rekrutacyjnych to proces, który jest bardzo specyficzny w zależności od organizacji, dla której pracujesz. Jest on mniej lub bardziej skodyfikowany lub scentralizowany.
Warto uściślić na piśmie pewne procesy lub zasady gry i jednocześnie zachęcić wszystkich zainteresowanych do aktywnej pracy podczas rekrutacyjnych poszukiwań.
PS Sprawdź jak eRecruiter wspiera współpracę oraz komunikację w zespołach i z biznesem. Odbierz darmowy dostęp do platformy!
