Strona główna Blog Candidate Experience Jak to robią inni: Jak Grupa NEUCA uzyskała niezwykle wysoki spływ odpowiedzi w badaniu opinii kandydatów?

Jak to robią inni: Jak Grupa NEUCA uzyskała niezwykle wysoki spływ odpowiedzi w badaniu opinii kandydatów?

Badania Candidate Experience wśród naszych klientów to temat wciąż pozyskujący na popularności. Za każdym razem, gdy słyszę, że dana firma rozpoczyna swoje badania, trzymam za nią mocno kciuki. To najlepsze co można zrobić pod kątem zmian w swoich procesach rekrutacyjnych. W tym gronie jest również Grupa NEUCA, która już od ponad roku z sukcesami  prowadzi swoje badania doświadczeń kandydatów (NPS wynosi aż 70!). Od czego zaczęto działania, jak udało się osiągnąć tak dobre wyniki i co z tego wynikło? Czytaj dalej.

Z artykułu dowiesz się:

  • Jakie pytania zadać w badaniu Candidate Experience?
  • Do jakich grup wysyłać ankiety opinii kandydatów?
  • Jakie korzyści z badań czerpie Grupa NEUCA?
  • Jak wykorzystać system eRecruiter do wysyłki badania Candidate Experience?

Z kim porozmawiamy – nasza ekspertka

Magdalena Rylska-Niedbalska jest Specjalistką ds. Sourcingu i Analiz Rynku Pracy w Grupie NEUCA. Od blisko 4 lat aktywnie wspiera menadżerów w pozyskaniu potencjalnych pracowników. Odpowiada także za badanie Candidate Experience, a co za tym idzie analizę komentarzy kandydatów oraz rekomendację usprawnień w bieżącym kontakcie rekruterów z kandydatami.

Trochę statystyk: Jak rekrutuje Grupa NEUCA?

NEUCA to jedna z największych polskich firm na rynku farmaceutyczno-medycznym. Zatrudnia już ok. 6000 osób na terenie całej Polski (i za granicą!). Przekrój stanowisk, na które rekrutuje jest różnorodny w niespotykanej na rynku skali: firma poszukuje pracowników produkcyjnych, specjalistów od sprzedaży i marketingu, personel medyczny, ekspertów IT, R&D czy logistyków – to tylko wybrane przykłady. Potrzeb jest więcej, a realizowanie ich dla firmy wymaga od pracowników HR dużego doświadczenia, elastyczności, sprawnego poruszania się w dziedzinach, do których zatrudnia i specjalizacji w wymagających obszarach.

HR NEUCA celuje w wykwalifikowanych specjalistów, dlatego wciąż aktywnie poszukuje metod, które sprawią, że proces rekrutacji będzie skuteczniejszy i, co w tym przypadku kluczowe – atrakcyjny dla potencjalnych pracowników. Stąd m.in. pomysł na badanie opinii kandydatów.

Od czego zacząć przygotowania do badań opinii kandydatów?

W Grupie NEUCA temat zbierania głosów kandydatów pojawił się niejako „przypadkiem”, podczas modyfikacji badań exit interview.

Razem z zespołem stwierdziliśmy, że skoro rozmawiamy z naszymi byłymi pracownikami o ich odczuciach, to dobrze byłoby zrobić krok wstecz i zacząć rozmawiać z naszymi kandydatami – wspomina Magda. Chcieliśmy sprawdzić czy rekrutacja widziana naszymi oczami, która wydaje się ciekawa i dobrze zorganizowana, jest tak samo odbierana przez osoby do nas aplikujące.

Na tym etapie dokonano wyboru grupy docelowej. Zdecydowano, że ankieta wysyłana będzie do tych kandydatów, którzy:

  • zostali odrzuceni po spotkaniu rekrutacyjnym (niezależnie od tego, czy była to tylko rozmowa, bądź czy poza nią przewidziane było również zadanie rekrutacyjne),
  • sami odrzucili ofertę,
  • zostali zatrudnieni.

Badanie opinii kandydatów, których odrzucono w trakcie trwania procesu jest niezwykle ważne. To osoby, które jeżeli już zdecydują się na odpowiedź, udzielą bardzo szczerego feedbacku, którego można się początkowo obawiać.

Tak też było na samym początku przygody Grupy NEUCA z badaniami. W obrębie działu HR i menedżerów pojawiały się obawy, w jaki sposób kandydaci będą wypowiadać się na temat spotkanych na rozmowach osób. Obawy okazały się nieuzasadnione, a pozytywny odzew potwierdził tylko wysoką kulturę całej organizacji i osób zaangażowanych w proces rekrutacyjny.

Następnym krokiem było wybranie narzędzia, w którym będą widoczne pytania dla kandydatów. Kluczowym aspektem było zapewnienie anonimowości osobom wypełniającym badanie. W Grupie NEUCA działa Zespół Realizacji Badań Rynkowych, który wsparł rekruterów jednym ze swoich narzędzi, co znacznie przyspieszyło pracę i ograniczyło koszty. To dobry pomysł, by przed wyszukiwaniem zewnętrznych rozwiązań najpierw sprawdzić te, które są już dostępne w organizacji. Może okazać się, że na takim zabiegu zaoszczędzicie sporo czasu (i pieniędzy😊).

Jakie pytania pojawiają się w badaniu opinii kandydatów Grupy NEUCA?

Magda podkreśla, że początkowo planowano rozbudowaną wersję ankiety, z bardzo szczegółowymi pytaniami dotyczącymi np. otrzymania informacji zwrotnej czy przekazywanych informacji. Ostatecznie zrezygnowano z tego pomysłu:

Doszliśmy do wniosku w zespole, że to nie jest odpowiedni moment na taką formę badania. Nigdy wcześniej nie wykonywaliśmy tego typu badań, obawialiśmy się więc, że im więcej pojawi się pytań, tym mniej otrzymamy odpowiedzi. Dlatego zdecydowaliśmy się jedynie na pytanie NPS z dodatkowym pytaniem pogłębiającym, które nie jest obowiązkowe do wypełnienia.

Pytania, które pojawiają się w ankiecie to:

  • pytanie typu NPS: „Czy poleciłby Pan/ poleciłaby Pani udział w rekrutacji w Grupie NEUCA? Proszę o ocenę na skali 0-10, gdzie 0 oznacza zdecydowanie nie, a 10- zdecydowanie tak”:
    • w przypadku, gdy kandydat wybierze odpowiedzi od 0 do 8, otrzymuje pytanie otwarte „Co powinniśmy poprawić Pana/i zdaniem w procesie rekrutacji?”
    • w przypadku, gdy kandydat wybierze odpowiedzi 9 i 10, otrzymuje pytanie „Co szczególnie podobało się Panu/i podczas rekrutacji?”

To naprawdę dobra baza pod rozpoczęcie analizy swojego procesu rekrutacyjnego. Te 2 pytania dostarczą bardzo dużo informacji i materiału do pracy. Jeżeli dopiero rozpoczynasz przygodę z badaniami CX, warto wypróbować właśnie to rozwiązanie.

Jak osiągnąć wysoki spływ odpowiedzi badania Candidate Experience?

Zacznijmy od ujawnienia wysokości spływu odpowiedzi w NEUCA. To aż 30%! 3 na 10 odrzuconych w czasie trwania rekrutacji kandydatów wypełnia ankietę! To efekt krótkiego formularza z pytaniami, ale nie tylko.

Na początku ten spływ był dużo niższy – zaznacza Magda(choć trzeba przyznać, że i tak był wysoki –  ok. 20%). – Zastanawiałam się wtedy, co zrobić, by zwiększyć liczbę wypełnianych ankiet. Finalnie podjęliśmy decyzję, że powinniśmy w momencie spotkania z kandydatem uświadomić go, że otrzyma od nas anonimową ankietę. Kluczowym rozwiązaniem jest też przekazanie takiej informacji telefonicznie, kiedy wracamy już do kandydatów z decyzją negatywną bądź pozytywną. Staramy się, aby e-mail z linkiem do ankiety wyszedł od nas od razu po kontakcie telefonicznym z kandydatem. Okazało się to strzałem w dziesiątkę! Kandydat jest świadomy tego, że po rozmowie dostanie wiadomość zwrotną i jak widać po naszych wynikach, rzeczywiście na nią czeka.

Również wspomniany NPS, wynoszący aż 70, jest godny pozazdroszczenia. Jednoznacznie wskazuje, że kandydaci dobrze wspominają udział w procesie rekrutacyjnym organizacji.

Jak oprogramowanie dla HR wspiera badania Candidate Experience?

W Grupie NEUCA ankiety zostały na stałe wgrane do szablonów wiadomości w systemie eRecruiter, które z kolei połączone są z konkretnymi etapami rekrutacji. Rekruter dokonując działań w swoim projekcie, zmienia etap kandydata, np. na „odrzucony po spotkaniu”. Od razu pokazuje mu się gotowa wiadomość e-mail, z podłączonym odnośnikiem do badania:

Dzień dobry,

Bardzo dziękujemy za udział w spotkaniu rekrutacyjnym na stanowisko {Nazwa Stanowiska}. 
Będzie nam niezmiernie miło, jeżeli zdecyduje się Pan/i na pozostawienie anonimowej opinii o przebiegu procesu rekrutacyjnego.

Link do ankiety: ………………………………………….

Z pozdrowieniami,
Zespół Rekrutacyjny
{Nazwa Firmy}
https://kariera.neuca.pl

Wdrożenie tego sposobu wysyłki ankiet zmotywowało samych rekruterów do aktualizowania etapów rekrutacji w każdym projekcie. Jeżeli by tego nie robili, kandydaci nie otrzymywaliby wiadomości zwrotnych, które z kolei wcześniej zostały im obiecane na etapie spotkania. Regularna zmiana etapów wpływa również na raportowanie działań w procesach rekrutacyjnych. W prosty sposób można szybko uzyskać informacje m.in. o tym, ilu kandydatów było na spotkaniach, zostało odrzuconych itp., czy sprawdzić skuteczność źródeł pozyskiwania kandydatów.

Jak Grupa NEUCA raportuje wyniki badań opinii kandydatów?

Dział HR korzysta z nowego modułu w systemie eRecruiter – Dane do analizy. Dzięki niemu może uzyskać informacje na temat tego, do ilu osób we wszystkich procesach w danym okresie raportowym wysłano wiadomość zawierającą ankietę. Rekruterzy nie muszą zbierać tych danych samodzielnie, system generuje je w formie paczki danych automatycznie. Co miesiąc liczba ta zestawiana jest z informacją o uzyskanych odpowiedziach, dzięki czemu w szybki sposób firma otrzymuje dane o konwersji.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach modułu Dane do analizy, skontaktuj się ze swoim Opiekunem eRecruiter.

Jak wyniki badań opinii kandydatów wpłynęły na proces rekrutacyjny w Grupie NEUCA?

Pierwsze wnioski dotyczyły informacji przekazywanych kandydatom na etapie zaproszenia na spotkanie. Kandydaci wskazywali, że nie czuli się w pełni poinformowani. Od tego momentu każdy rekruter zapraszając kandydata na spotkanie przekazuje mu komplet informacji, a od razu po rozmowie wysyła dodatkowo zaproszenie w postaci wiadomości potwierdzającej.

Aspekt drugi to ujednolicenie działań zespołu HR. Dzięki opiniom kandydatów rekruterzy wiedzą, co jest dla drugiej strony ważne i doceniane w trakcie spotkań i całego procesu. Oczywiste jest, że każdy prowadzący rekrutację ma swój sposób rozmowy z kandydatem, jednak pojawiły się pewne elementy wspólne, o które każdy z działu rekrutacji dba.

Trzecim przykładem zmian jest comiesięczne raportowanie wyników badania CX do całego zespołu rekruterów, HR Biznes Partnera i Dyrektora Departamentu Centralnego Polityki Personalnej. Dzięki temu wszyscy wiedzą, jak zmienia się NPS, jakie tematy były przez kandydatów chwalone i nad czym ewentualnie trzeba popracować. Dzięki przesyłaniu pozytywnego feedbacku, w grupie cały czas istnieje świadomość, że rzeczywiście ich praca jest doceniana. Cały zespół jest zaangażowany w pracę nad ulepszaniem procesu, co wiąże się z kolejnym punktem.

Badania CX spowodowały również, że Grupa NEUCA opracowuje kompleksowy standard rekrutacji w organizacji. To bardzo dojrzała decyzja, która pozwoli na postawienie sobie samym poprzeczki jeszcze wyżej. Wdrożone zmiany pozwolą na doprecyzowanie wspólnego kierunku działania każdego z członków zespołu, ale także dadzą poczucie bezpieczeństwa i komfortu na spotkaniach rekrutacyjnych nie tylko kandydatom, ale i menadżerom. Na standard rekrutacji składa się wiele etapów, przez co cały zespół rekrutacyjny jest zaangażowany w pracę, dzięki czemu każdy ma szansę na podzielenie się swoim doświadczeniem i rekomendacjami.

Dlaczego warto badać opinie kandydatów?

Wnioski Magdy są jednoznaczne:

Myślę, że to istotny element, który pokaże kandydatowi, że jego zdanie jest dla nas kluczowe. Chcemy traktować kandydatów po partnersku i dać im poczucie komfortu na spotkaniu rekrutacyjnym. Dzięki temu, że dostajemy regularnie feedback, możemy zabezpieczyć elementy kluczowe z perspektywy kandydata. A także dostarczyć menadżerom istotnych informacji. Jestem dumna z Grupy NEUCA, że podjęła tak dojrzałą decyzję i wdrożyła badanie opinii kandydatów.

A my jesteśmy dumni z działu rekrutacji Grupy NEUCA, że w ciągu roku osiągnęli takie rezultaty! Mamy nadzieję, że ten przykład będzie dla Was inspiracją do niewielkich zmian, które mogą znacznie ulepszyć Wasze procesy rekrutacyjne!

Krystian Adamczyk

Krystian Adamczyk

Product Marketing Specialist