Case study: eRecruiter czy system globalny? 4 kluczowe kryteria wyboru

Porozmawialiśmy z naszymi Klientami, przedstawicielami siedmiu firm, w których centrale podjęły odgórną decyzję o rezygnacji z systemu eRecruiter i przejściu na system globalny – wspólny dla wszystkich krajów grupy kapitałowej. Niektórzy z nich zdecydowali się korzystać równolegle z eRecruiter i rozwiązania globalnego. Lub po okresie korzystania z innego systemu powrócili do grona naszych Klientów. Poprosiliśmy ich o porównanie statystyk responsywności na ogłoszenia, kosztów i konsekwencji zmian systemu. Ze względu na wrażliwość podawanych informacji nasi rozmówcy woleli pozostać anonimowi.

System globalny vs lokalny

Mimo dużego zróżnicowania obszarów działalności firm, wiele wniosków płynących z rozmów było wspólnych. Podsumowaliśmy je w artykule. Problemy zgłaszane przez naszych rozmówców w kontekście zmiany systemu na ATS globalny dotyczyły przede wszystkim:

• Utrudnień dla kandydata i niższej responsywności na ogłoszenia
• Nieintuicyjności, kłopotów w obsłudze oraz braku możliwości dopasowania systemu do swoich potrzeb
• Niedostępności integracji z portalami do publikacji ogłoszeń rekrutacyjnych
• Braku dedykowanego opiekuna klienta i wsparcia technicznego

Wywiady przeprowadziliśmy z siedmioma osobami. W swoich firmach zajmują się one obszarem pozyskiwania talentów i na co dzień korzystają z systemu rekrutacyjnego. Branże, które reprezentowały to:

• Bankowość
• Farmacja
• Handel
• Energetyka
• Media
• Elektronika, technologia i produkcja
• Agencja Doradztwa Personalnego

Responsywność na ogłoszenia

Największą bolączką, jakiej doświadczali nasi rozmówcy po przejściu na system globalny, był spadek liczby aplikacji. Według Klienta z branży medialnej, prowadzącego ponad 300 rekrutacji w roku, konieczność tworzenia na wstępie profilu w systemie, by móc zaaplikować na ofertę, zniechęca wielu kandydatów. Rozwiązanie proponowane przez eRecruiter, czyli dobrowolne założenie Konta Kandydata umożliwiającego wgląd w historię swoich aplikacji, ocenia on znacznie lepiej.

Spostrzeżenia rekruterów potwierdzają kandydaci, szczególnie z branży IT. Niejednokrotnie rezygnują oni z aplikowania, gdy muszą w tym celu zakładać konto i wypełniać długie formularze. Wątek ten regularnie omawiany jest w dyskusjach na portalach branżowych:

Źródło: LinkedIn.pl

Z kolei przedstawiciel Agencji Doradztwa Personalnego (ponad 200 rekrutacji rocznie) podkreśla jeszcze inny aspekt. Mianowicie negatywny wpływ wielostopniowego formularza oraz braku polskiej wersji systemu na responsywność. Nie każdy kandydat zna język angielski w stopniu komunikatywnym. Nie każdy jest też gotowy poświęcić kilkadziesiąt minut na zakładanie konta i drobiazgowe odpowiadanie na dziesiątki pytań. Szczególnie gdy rekrutacja prowadzona jest na stanowiska niższego szczebla lub do pracy fizycznej.

Również Klient z branży elektronicznej, technologicznej i produkcyjnej (100 rekrutacji rocznie) z powodu długiego formularza regularnie tracił część kandydatów. Co więcej, niektóre pytania dotyczyły danych zawartych w CV, zatem wiele informacji kandydaci musieli niepotrzebnie przepisywać.

Intuicyjność i dopasowanie systemu do swoich potrzeb

Rozwiązaniem problemu zdublowanych informacji byłaby możliwość edycji formularza rekrutacyjnego – dostosowania zestawu pytań do każdego projektu. Niestety zdarza się, że międzynarodowa centrala firmy narzuca korzystanie tylko z jednego, wspólnego na wszystkie kraje formularza. Takiej sytuacji doświadczył Klient z branży bankowej, prowadzący ponad 200 rekrutacji w roku, który nie miał możliwości dodania własnych pytań (np. o oczekiwania finansowe) i komunikatów do formularza.

Obok trudności z dopasowaniem konkretnych procesów oraz systemu w całości do swoich potrzeb często wymienianym problemem była także niska intuicyjność. Nasi rozmówcy wskazywali, że systemy globalne są mniej przyjazne w obsłudze i bardziej skomplikowane. Klient z branży energetycznej, prowadzący 30 rekrutacji w roku, podkreśla, że po zmianie systemu znacząco wydłużył się średni czas zakładania projektu rekrutacyjnego. W jego ocenie w eRecruiter proces ten był szybki i przejrzysty.

Niska intuicyjność wpływa też na większe potrzeby szkoleniowe. Jak wskazuje inny Klient (branża handlowa, 200 rekrutacji w roku) przejście na trudny w obsłudze system globalny wiązało się z długim czasem nauki i wdrażania pracowników. Generowało to dodatkowe koszty dla firmy.

Wsparcie klienta

Gdy narzędzie jest nieintuicyjne, szczególnie ważną rolę gra wsparcie techniczne. Nasi rozmówcy jednak nie otrzymywali zwykle wsparcia dedykowanych opiekunów klienta – ani przy zgłaszaniu problemów technicznych, ani przy wdrażaniu w system. Nowo zatrudnionych rekruterów z obsługi narzędzia szkolili inni pracownicy. Jak podkreśla Klient z branży farmaceutycznej (400 rekrutacji rocznie), czas nauki generował wysokie koszty. Bowiem dostawca systemu globalnego przeszkolił tylko kilka osób w firmie – pozostali musieli dokształcać się na własną rękę.

Taki standard obsługi kontrastował z ich doświadczeniami z eRecruiter, gdzie cenili dostępność dedykowanego Opiekuna Klienta, możliwość skorzystania z czatu w systemie, bezpłatnych webinarów oraz bazy wiedzy.

Publikowanie na portalach z ogłoszeniami

Wreszcie, jako dużą bolączkę, kilku Klientów prowadzących ponad 100 rekrutacji w roku wymieniało niemożność bezpośredniego publikowania ofert na portalach z ogłoszeniami. W tym przede wszystkim na Pracuj.pl. Brak integracji i automatyzacji przysparzał rekruterom dodatkowej, ręcznej pracy do wykonywania na co dzień.

Wybór: system globalny vs lokalny

Zmiana lub wybór systemu do zarządzania rekrutacjami to niełatwa, wieloaspektowa decyzja. Zdarza się niestety, że narzędzia w firmach są odgórnie narzucane. Przez co niemal niemożliwym staje się dopasowanie ich do swoich potrzeb. Nasi rozmówcy podzielili się swoimi przemyśleniami i trudnościami, których doświadczali, aby – być może – ułatwić decyzję innym rekruterom.

Dziękujemy im za otwartość i cieszymy się, że aż pięciu z siedmiu z nich zdecydowało się powrócić do grona naszych Klientów lub korzystać równolegle z systemu globalnego i eRecruiter.

Jeśli zastanawiasz się nad wyborem systemu do zarządzania rekrutacjami, pobierz bezpłatnie e-booka „Technologie wspierające działania HR – kryteria wyboru dostawcy” lub skontaktuj się z nami, by dowiedzieć się więcej o eRecruiter.