Funkcjonalna baza CV kandydatów w 4 krokach

Funkcjonalna i dobrze zarządzana baza CV kandydatów to wartość nie do przecenienia każdego rekrutera. Stanowi skarbnicę wiedzy o kandydatach, przechowuje najważniejsze informacje o obecnych i przeszłych procesach rekrutacyjnych. Jeśli jest wzbogacona o stosowne zgody kandydatów, może być także wartościowym źródłem kandydatów w przyszłych rekrutacjach. Dobra baza CV powinna być aktualna, dobrze opisana i przede wszystkim bezpieczna.

Nowoczesne rozwiązania mogą zapewnić rekruterom sukces pracy z aplikacjami kandydatów. Jakie jeszcze cechy powinna nosić nowoczesna baza, by zapewnić komfort i efektywność pracy?

Z artykułu dowiesz się:

• gdzie najlepiej przechowywać dane kandydatów?
• jak funkcjonuje dobra baza CV kandydatów?
• jakie cechy posiadać powinna nowoczesna baza CV kandydatów?

Funkcjonalna baza CV kandydatów, czyli jaka?

1) Wspólna dla wszystkich pracowników zaangażowanych w proces rekrutacji.

Oprócz działu HR z firmowej bazy kandydatów często korzystają również kierownicy liniowi odpowiedzialni za poszczególne etapy rekrutacji. Nierzadko to do nich należy decyzja kto zostanie zaproszony na spotkanie rekrutacyjne. Jedna baza kandydatów dla wszystkich osób zaangażowanych procesy rekrutacyjne to jeszcze za mało, by móc efektywnie pracować. Aby współpraca w tym zakresie była możliwa i efektywna potrzebne są odpowiednie funkcjonalności.

Takie funkcje jak: ocena aplikacji, historia uczestnictwa kandydata w różnych procesach, notatki, komunikacja z kandydatami zapisana w systemie, czy możliwość wysyłania kart kandydatów do hiring managerów, to rzeczy które niewątpliwie pozytywnie wpływają na płynną i niezakłóconą pracę wielu użytkowników. Reasumując, wspólna i funkcjonalna baza usprawni to przepływ informacji wewnątrz firmy i pozwoli uniknąć wielu nieporozumień, w tym np. nietrafionych spotkań rekrutacyjnych.

2) Mobilna baza CV kandydatów – dostępna wszędzie.

Baza powinna podążać za rekruterem, czy to w delegację, czy na spotkanie w oddziale. Baza kandydatów on-line uniezależnia rekrutera od własnego komputera, gdyż może mieć dostęp do danych kandydatów z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. Jeśli system posiada aplikację mobilną, sprawa jest jeszcze prostsza, a baza aplikujących znajduje się dosłownie pod ręką rekrutera czy hiring managera. Internetowa baza kandydatów jest dla wielu rekruterów nie do przecenienia.

3) Baza CV kandydatów bezpieczna, również online.

… czyli chroniona hasłem, z połączeniem szyfrowanym tak, jak w bankowości elektronicznej, oraz regularnie wykonywanymi kopiami zapasowymi. Niezależnie czy z bazą kandydatów pracujesz wyłącznie na komputerze w biurze, czy korzystasz z możliwości dostępu przez inne urządzenia mobilne, bezpieczeństwo danych to zawsze priorytet. Poziom zabezpieczeń musi być taki sam zawsze i wszędzie. Jeśli zastanawiasz się, czy internetowa baza kandydatów nie stanowi zagrożenia dla bezpieczeństwa danych, dopytaj dostawcę systemu do zarządzania rekrutacjami, jaki poziom zabezpieczeń zapewnia.

4) Szybka w działaniu i niezawodna.

Pracując na co dzień z bazą CV kandydatów wiesz, że musi być ona sprawna i szybka. Na opóźnienia i przestoje nie ma tutaj czasu. Jak to sprawdzić jeszcze zanim zdecydujemy się na jakieś technologiczne narzędzie do zarządzania bazą? Zapytaj dostawcę o gwarantowany czas reakcji, możliwość wydzielenia bazy na osobny serwer oraz najważniejsze: sprawdźmy jakość firmowego połączenia z Internetem.

Jaka jeszcze powinna być baza CV kandydatów?

Z pewnością zgodna z prawem! Legalna baza CV to podstawa pracy rekrutera. W praktyce oznacza to m.in.:

• pozyskiwanie od kandydatów tylko tych danych, które są niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacji,
• wykorzystywanie w przyszłych procesach wyłącznie tych aplikacji, przy których uzyskana została zgoda kandydata,
• usuwanie z bazy aplikacji, których czas przetwarzania minął,
• zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych,
• uwzględnianie praw kandydatów wynikających z ustawy RODO.

Wskazówka: Jak dbać o bazę CV?

Na koniec jeszcze jedna rada, która sprawi, że korzystanie z własnej bazy kandydatów będzie czystą przyjemnością. Niezależnie od okoliczności, liczby kandydatów, rodzaju rekrutacji, czy tego jak dużo osób pracuje przy projektach rekrutacyjnych w systemie, należy bezwzględnie dbać o porządek! Zachowaniu ładu służą takie funkcje systemu ATS, jak oceny, notatki, tagi i zmiany etapów rekrutacji. Korzystając z nich na porządku dziennym sprawi, że w razie potrzeby łatwo i szybko będzie można wyfiltrować kandydatów najlepiej dopasowanych do nowej rekrutacji. Każdy rekruter z firmy będzie mógł także błyskawicznie zorientować się, jaka była historia danej osoby w minionych procesach.

Dobrze opisana, sprawna baza kandydatów to dla firmy skarb i sposób na uniezależnienie się od wahań na rynku pracy. Jeśli cierpisz na nadmiar aplikacji, dobra baza pozwoli Ci na zapanowanie nad ich liczbą i jakością. Odpowiednie filtry i oznaczenia pomogą Ci sprawnie odnaleźć tych kandydatów, których potrzebujesz.

Potwierdza to Martyna Wojciechowska-Kamińska, HR Specialist w Ghelamco Poland

Cenię system eRecruiter za pomoc przy prowadzeniu rekrutacji na różne stanowiska. Dzięki niemu jestem w stanie szybko i sprawnie wyłonić idealnego kandydata. System pomógł nam w uporządkowaniu informacji na temat aplikujących, a także zaoszczędził czas dzięki możliwości filtrowania wybranych informacji.

Korzyści z posiadania bazy w systemie do rekrutacji wylicza także Marta Hałaczkiewicz-Dyluś, Specjalista ds. Pozyskiwania Talentów i Rozwoju Pracowników w Grupie Pracuj:

Posiadanie bazy w systemie rekrutacyjnym przynosi wiele korzyści zarówno dla rekruterów, jak i kandydatów, ponieważ daje elastyczne możliwości najlepszego dopasowania profili kandydatów do oferowanych, obecnych i przyszłych rekrutacji. Według mnie to sytuacja win-win, ponieważ rekruter ma dostęp do wyselekcjonowanych CV, kandydat posiada informację o aktualnych rekrutacjach u samego źródła, a przy okazji ma szansę jeszcze szybciej zostać dopasowanym do nowej rekrutacji przez rekrutera.

Jeżeli z kolei kandydatów w Twojej branży notorycznie brakuje, to tych najcenniejszych możesz pielęgnować w swojej bazie i wrócić do nich z propozycją pracy, w czasie kiedy w firmie pojawią się nowe możliwości zatrudnienia.

Potrzebujesz systemu rekrutacyjnego dającego możliwość efektywnego zarządzania bazą kandydatów i danymi osobowymi? Sprawdź, jak eRecruiter odpowiada na potrzeby rekruterów.