12:28, za chwilę masz spotkanie z kandydatem i czekasz aż przekroczy drzwi biura. Myślami widzisz już, jak zamykasz rekrutację na to stanowisko. Mija jednak 15 minut, a kandydata nie widać. Nie pojawił się i nie dał znać. Na pewno zdarzają Ci się takie sytuacje. A co, gdybyśmy mogli Ci w tym pomóc?
Co więcej, co gdyby nasza pomoc nie wymagała od Ciebie żadnej dodatkowej pracy? To możliwe i już się dzieje! Dowiedz się więcej o nowej opcji dostępnej w systemie eRecruiter, czyli odwoływaniu spotkań przez kandydatów.
Sposób 1.: Odwoływanie za pomocą wiadomości e-mail
Wszystko, co musisz zrobić, to używać systemu eRecruiter do komunikacji z kandydatami, a dokładniej – do potwierdzania umówionych spotkań poprzez etap typu „Spotkanie”. Jeżeli już to robisz – świetnie! Zaraz przeczytasz o nowościach. Jeżeli jeszcze nie – zapoznaj się z materiałami dotyczącymi komunikacji z kandydatem.
W ramach etapu „Spotkanie” masz możliwość ustawienia szczegółów rozmowy: daty, godziny, miejsca i dodatkowych uczestników (managerów, biznes). Najważniejsze jednak jest to, że możesz wysłać tę wiadomość do kandydata, by miał wszystkie dane w jednym miejscu. To jedna z podstawowych wartości, jakie dawał od zawsze system eRecruiter.
Nowością jest druga wiadomość e-mail, którą możesz wysłać z poziomu zaproszenia na rozmowę. To przypomnienie e-mail na 24 godziny przed spotkaniem z możliwością kliknięcia „Odwołaj spotkanie”. Jak ono działa?
Jak sama nazwa wskazuje, na dobę przed waszym umówionym spotkaniem kandydat otrzymuje jeszcze jedną wiadomość, gdzie przypominamy mu najważniejsze informacje. Jednak najważniejsze jest to, że może odwołać to spotkanie, a Ty otrzymasz tę informację natychmiast po jego działaniu. Gdy kandydat kliknie w odnośnik, może napisać Ci informację zwrotną. Nie jest to jednak opcja obowiązkowa, może po prostu kliknąć „Odwołaj spotkanie”. Gdy to zrobi:
1. Na skrzynkę e-mail otrzymujesz wiadomość informującą, że „kandydat odwołał spotkanie”. Z jej poziomu możesz przejść do systemu, by edytować/usunąć spotkanie.
2. Na stronie startowej systemu, w kalendarzu, data oraz spotkanie odwołującego kandydata zaświeci się na czerwono. Z tego poziomu możesz je edytować (by umówić nowe spotkanie) lub usunąć.
Ważne! System eRecruiter nie zmienia statusów spotkań odwołanych przez kandydatów, ani nie usuwa ich automatycznie z kalendarza. To twoja decyzja, co zamierzasz zrobić z daną rozmową.
Pamiętaj, że zarówno wiadomość systemową dotyczącą potwierdzenia spotkania, jak i przypomnienia możesz każdorazowo edytować (dodawać dodatkową treść, czy załączniki). Jeżeli jesteś Administratorem systemu, możesz wykonać edycję szablonów na stałe, tak by wszystkim innym użytkownikom w organizacji pokazywał się tak samo. Zrobisz to w ustawieniach, w zakładce „Szablony wiadomości”.
Sposób 2.: odwoływanie za pomocą SMS
Jeżeli chcesz mieć jeszcze większą pewność, że kandydat będzie pamiętał o wizycie, możesz mu wysłać potwierdzenie spotkania przez SMS. W końcu nie każdy ma włączone na smartfonie notyfikacje mailowe z poczty (bo np. nie ma smartfona, albo nie lubi jak mu wyskakuje za dużo wiadomości), czy po prostu nieregularnie loguje się do swojej skrzynki pocztowej. Przewagą SMS-ów jest to, że bardzo trudno ich nie zauważyć 🙂
Wysyłając potwierdzenie SMS (z tego samego miejsca, co potwierdzenie email) odbiorca otrzymuje dwie wiadomości: pierwszą od razu po zakończeniu Twojego działania, a drugą na 24 godziny przed spotkaniem. Tu także wprowadziliśmy możliwość odwołania spotkania. Na drugą wiadomość kandydat może odpisać „NIE”, (lub „nie”, albo „Nie” – bez różnicy 🙂 ) by odwołać swoją wizytę.
System zachowuje się dokładnie tak samo, jak przy odwołaniu spotkania przez email: otrzymasz wiadomość mailową, a w systemie spotkanie zaświeci się na czerwono. Wszystko od razu po decyzji kandydata!
Szablonu wiadomości SMS nie możesz edytować, ale sprawdzisz go przed wysyłką w podglądzie. Mogę zdradzić, że pracujemy nad tym, by wiadomości o odwołaniu (zarówno drogą email, jak i SMS) pojawiały się również na profilu kandydata, w historii korespondencji. Już niedługo na pewno o tym przeczytasz. 🙂
Możliwość odwołania spotkania rekrutacyjnego przez kandydata na pewno wpłynie pozytywnie na spadek liczby nieodwołanych spotkań rekrutacyjnych. To kolejny szczebel w budowaniu dobrej relacji z aplikującymi. Bez różnicy, czy wybierzesz drogę mailową, SMS-ową, czy obydwie na raz, kandydaci na pewno docenią to, że dajesz im możliwość szybkiego poinformowania o nagłej zmianie planów. Te proste rozwiązania nie dodają Ci żadnej dodatkowej pracy i dzieją się samoistnie, a dodatkowo znacząco podnoszą Candidate Experience. Dzięki możliwości odwołania bezpośrednio z poziomu wiadomości, kandydaci nie muszą przeszukiwać historii korespondencji – wszystko co ważne mają w ostatnim mailu/SMS-ie. Szybsza informacja zwrotna daje Ci możliwość na kolejny kontakt z kandydatem i umówienie nowego terminu, tak by opisana w pierwszym paragrafie sytuacja w ogóle się nie wydarzyła 🙂
