Myśląc o potrzebach raportowych dużych organizacji, przychodzi mi do głowy przysłowie „Apetyt rośnie w miarę jedzenia”. Im więcej danych o rekrutacjach jest gromadzonych, tym więcej informacji chciałoby się z nich pozyskać. Tak samo było w przypadku firmy SMYK, która zaczynała od porównań informacji z podstawowych raportów, a obecnie prowadzi zaawansowane analizy danych HR. Co ważne, wszystko to czerpie bezpośrednio z eRecruiter.
Z artykułu dowiesz się:
- Jakie dane na temat rekrutacji z eRecruiter zbiera SMYK i w jaki sposób je weryfikuje?
- Jakie korzyści dała organizacji kompleksowa analityka rekrutacji?
- Czym jest moduł Dane do analizy w eRecruiter?
Z kim rozmawiamy – nasza ekspertka
Agnieszka Polakowska jest HR Business Partnerem na obszar północnej Polski i Ukrainy w firmie SMYK S.A. Jej przygoda z firmą zaczęła się 13 lat temu. Obecnie zajmuje się procesami rekrutacyjnymi dla ponad 200 sklepów firmowych. Organizuje, wdraża i realizuje procesy rekrutacyjne, od momentu pozyskania kandydata aż po analizę wyników pod kątem założonych wskaźników KPI. Poza tym koordynuje programy szkoleniowe wynikające z potrzeb biznesu, które nie tylko oferują czytelną ścieżkę kariery na poziomie sprzedaży, ale również rozwijają kompetencje eksperckie i menedżerskie wśród pracowników sklepów SMYK.
Trochę statystyk: Jak rekrutuje SMYK?
Rekrutacje w SMYK prowadzone są w dwóch obszarach: sklepy i centrala. Rekrutacjami do sklepów zajmuje się zespół Trenerów Regionalnych, którzy na podległym sobie regionie prowadzą procesy rekrutacyjne, a także szkoleniowe związane z programami rozwojowymi. Łącznie w sklepach zatrudnionych jest ponad 2000 pracowników.
Z racji rozproszonej struktury organizacyjnej już w 2019 roku opracowano i wdrożono zestaw zasad i reguł dotyczących rekrutacji online, dzięki czemu sytuacja związana z pandemią nie spowodowała większych zmian w organizacji pracy zespołu!
Jak zaczęła się przygoda z zaawansowanym raportowaniem w SMYK?
Agnieszka Polakowska wspomina, że pierwsze działania związane z bardziej intensywnym wykorzystywaniem raportów rozpoczęły się w 2016 roku.
Na początku pobieraliśmy raporty dostępne przy każdym projekcie rekrutacyjnym i konsolidowaliśmy je w jeden plik, by uzyskać tak podstawowe informacje, jak:
– struktura oczekiwań finansowych kandydatów z podziałem na regiony – w każdym formularzu aplikacyjnym pytaliśmy (i dalej tak robimy) o oczekiwania finansowe, by móc potem porównać dane z poszczególnych regionów z naszymi raportami płacowymi.
– dane dotyczące frekwencji na spotkaniach rekrutacyjnych
– oraz analizowaliśmy wskaźnik przyjęcia ofert pracy.
Działania te badaliśmy na poziomie całej Polski.
Wymagania dotyczące analityki HR wzrastały, wobec czego od 2018 roku firma SMYK zaczęła korzystać z raportów generowanych dla spółki przez eRecruiter na żądanie, a które obecnie znane są w systemie jako moduł Dane do analizy.
Czym są Dane do analizy w eRecruiter?
To dodatkowy moduł eRecruiter, który przyda się, jeżeli dotychczasowe raportowanie oferowane przez system nie jest wystarczające dla Twoich potrzeb. Dzięki korzystaniu z Danych do analizy dział HR otrzymuje:
- zestaw szczegółowych danych wyeksportowanych do pliku Excel, podzielonych na poszczególne kategorie, które później można wykorzystywać do przeprowadzania analityki HR i raportowania potrzebnych wskaźników;
- dane generowane w zależności od potrzeb organizacji na podstawie wcześniej ustalonych wskaźników.
Dzięki dodatkowemu modułowi wygenerowane dane pozwalają m.in.:
- sprawdzać czas trwania rekrutacji (liczony w różny sposób w zależności od Twoich potrzeb) oraz czas pomiędzy etapami;
- analizować odpowiedzi na pytania z formularza, jeżeli takie samo pytanie zostało użyte w wielu formularzach;
- monitorować liczbę otwartych i zamkniętych wakatów;
- weryfikować liczbę aplikacji na danym etapie w danym czasie raportowym;
- analizować powody odrzuceń aplikacji na poszczególnych etapach rekrutacji;
- i wiele, wiele innych!
Każdy analityk HR będzie zachwycony! 😉
W 2022 roku wprowadziliśmy nowe i odświeżone raporty w systemie eRecruiter. Posłuchaj podcastu „Dolina HRowa” o tym, jakie są jego możliwości i co daje rekrutacja oparta na danych:
Zaawansowana analityka rekrutacji w SMYK
Zespół odpowiedzialny za rekrutacje do sklepów szczegółowo analizuje pozyskane dane z eRecruiter. Mają kilka zaawansowanych wskaźników, których analiza pozwala wnosić prowadzone procesy na wyższy poziom. To bardzo przydatne w sytuacji, gdy tak jak w firmie SMYK zespół rekrutacyjny jest rozproszony.
Obecnie monitorowane wskaźniki to (oprócz już wymienionych):
- konwersja z ogłoszeń – ile średnio osób zaaplikowało na dane ogłoszenie, ile z tych osób zrekrutowano;
- czas rekrutacji (liczony w dniach roboczych);
- koszt rekrutacji (netto);
- zakończone rekrutacje – ile FTE (eng. Full Time Equivalent, czyli ekwiwalent pełnego wymiaru pracy) zostało obsadzonych;
- zaakceptowane oferty pracy – stosunek liczby osób, którym zaproponowano ofertę do tych, którzy ją zaakceptowali;
- liczba kandydatów wewnętrznych na wyższe stanowiska (zastępca kierownika, kierownik) na przestrzeni roku.
Zbierane są również informacje na temat skuteczności źródeł pozyskiwania kandydatów.
Monitorujemy liczbę osób per dane stanowisko, jakie zatrudniamy z danego źródła, z którymi współpracujemy. Dzięki całościowemu spojrzeniu, które zapewniają nam Dane do analizy, szybko możemy zweryfikować, z których miejsc publikacji otrzymujemy najwięcej dobrych jakościowo aplikacji – przyznaje Agnieszka Polakowska.
W przypadku firmy SMYK plik z danymi generowany jest automatycznie raz na miesiąc w formie tabel Excel, a następnie poddawany wewnątrz organizacji „obróbce” z wykorzystaniem Power Query. Co warte podkreślenia, dział HR SMYK samodzielnie przygotował formuły, za pomocą których dane są analizowane.
Jak przygotować się na pracę z danymi do analizy?
Aby osiągnąć zakładane rezultaty z modułu, należy pamiętać o podstawowej zasadzie: dostaniesz tyle, ile dasz. Jak już wspominałem, eRecruiter przygotuje plik ze wszystkimi możliwymi danymi, jednak to w przeważającej mierze od użytkowników systemu zależeć będzie, ile faktycznie informacji znajdzie się w paczce danych. To bardzo ważne w kontekście analityki procesu rekrutacji.
Taką wiedzę miał również zespół HR SMYK. Każdy z uczestników procesu w organizacji ma świadomość, że jego praca i działania mają wpływ na prawidłowe raportowanie i wie, co i jak ma robić. Wszyscy użytkownicy systemu eRecruiter w SMYK zarówno aktywnie działają (np. nadając kolejne etapy każdej aplikacji), jak i uzupełniają pola na karcie rekrutacji, dotyczące m.in. liczby wakatów lub kosztów rekrutacji.
Nasza ekspertka dodaje:
Wypracowaliśmy w naszym zespole materiał, który nazwaliśmy „Kompasem Rekrutacji”. To zbiór zasad zarówno dla Trenerów, jak i Kierowników Sklepów, który oprócz jasno sprecyzowanych procesów rekrutacyjnych dba o jakość wprowadzanych danych. Jednocześnie ważne jest dla nas utrzymanie stałej komunikacji z kandydatami na każdym etapie procesu, więc nasz materiał zawiera także informacje o zasadach tej komunikacji.
Co ciekawe, w zespole rekruterów jest również osoba, która raz w miesiącu sprawdza, czy wszystkie dane zostały odpowiednio wprowadzone.
Jakie korzyści przynosi analityka HR w SMYK?
Wyjście poza standardowe raportowanie rekrutacji pozwala inaczej spojrzeć na procesy rekrutacyjne. Zakres informacji znacząco się zwiększa i to tylko od danej organizacji zależy, jak to wykorzysta. Agnieszka Polakowska wymienia 3 podstawowe korzyści, które dają jej zespołowi i całej firmie Dane do analizy:
- usprawnienie procesów rekrutacyjnych,
- większy wgląd w sytuację rynkową,
- większą świadomość zarządzania kosztami rekrutacji.
Zdarzały się w firmie sytuacje, gdzie z danych od razu wynikało, że konkretny proces przeprowadzany był dużo sprawniej, niż pozostałe. Dzięki temu można było skontaktować się z osobą odpowiedzialną za tę rekrutację, dowiedzieć się więcej o jej działaniach, a następnie przekazać je jako dobrą praktykę do innych zespołów. Takie informacje mogą nie być dostrzegane podczas codziennej pracy, szczególnie w rozproszonej strukturze. Wykrywanie i przekazywanie tego typu informacji jest niezwykle cenne.
Dlaczego warto korzystać z danych do analizy w eRecruiter?
Agnieszka Polakowska podsumowuje:
Dzięki korzystaniu z modułu, analityka procesu rekrutacji w naszej organizacji bardzo mocno ewoluowała. Zarządzanie procesami jest prostsze i co ważne, dużo skuteczniejsze, ponieważ dane pokazują od razu, jak wygląda „nasza sytuacja”. Mamy większą świadomość naszych braków i obszarów do poprawy w procesach rekrutacyjnych. Wiemy, czy procesy odbywają się płynnie, kontrolujemy przepływ aplikacji na wielu płaszczyznach, a pozyskiwane informacje inwestujemy w dalszy rozwój naszych projektów. Mam też pewność, że w przypadku chęci wyciągnięcia zupełnie nowych wskaźników, dane do analizy będą w stanie dać mi informacje potrzebne do dalszej pracy i rekomendacji kolejnych działań.
Dzięki dogłębnej analizie danych z rekrutacji do sklepów firmowych, SMYK może na bieżąco bardzo szczegółowo kontrolować swoje procesy rekrutacyjne, wprowadzać udogodnienia i lepiej planować budżety rekrutacyjne.
Jeżeli chcesz wiedzieć więcej o module Dane do analizy, skontaktuj się z Twoim Opiekunem eRecruiter.
Chcesz przetestować system eRecruiter w praktyce i sprawdzić, jak może wyglądać raportowanie Twoich procesów rekrutacyjnych? Zgłoś się na prezentację systemu i darmowy test.
