Strona główna Blog Jak to zrobić w eRecruiter Jak to robią inni: Analityka procesu rekrutacji w SMYK

Jak to robią inni: Analityka procesu rekrutacji w SMYK

Myśląc o potrzebach raportowych dużych organizacji, przychodzi mi do głowy przysłowie „Apetyt rośnie w miarę jedzenia”. Im więcej danych o rekrutacjach jest gromadzonych, tym więcej informacji chciałoby się z nich pozyskać. Tak samo było w przypadku firmy SMYK, która zaczynała od porównań informacji z podstawowych raportów, a obecnie prowadzi zaawansowane analizy danych HR. Co ważne, wszystko to czerpie bezpośrednio z eRecruiter.

Z artykułu dowiesz się:

  • Jakie dane na temat rekrutacji z eRecruiter zbiera SMYK i w jaki sposób je weryfikuje?
  • Jakie korzyści dała organizacji kompleksowa analityka rekrutacji?
  • Czym jest moduł Dane do analizy w eRecruiter?

Z kim rozmawiamy – nasza ekspertka

Agnieszka Polakowska jest HR Business Partnerem na obszar północnej Polski i Ukrainy w firmie SMYK S.A. Jej przygoda z firmą zaczęła się 13 lat temu. Obecnie zajmuje się procesami rekrutacyjnymi dla ponad 200 sklepów firmowych. Organizuje, wdraża i realizuje procesy rekrutacyjne, od momentu pozyskania kandydata aż po analizę wyników pod kątem założonych wskaźników KPI. Poza tym koordynuje programy szkoleniowe wynikające z potrzeb biznesu, które nie tylko oferują czytelną ścieżkę kariery na poziomie sprzedaży, ale również rozwijają kompetencje eksperckie i menedżerskie wśród pracowników sklepów SMYK.

Trochę statystyk: Jak rekrutuje SMYK?

Rekrutacje w SMYK prowadzone są w dwóch obszarach: sklepy i centrala. Rekrutacjami do sklepów zajmuje się zespół Trenerów Regionalnych, którzy na podległym sobie regionie prowadzą procesy rekrutacyjne, a także szkoleniowe związane z programami rozwojowymi. Łącznie w sklepach zatrudnionych jest ponad 2000 pracowników.

Z racji rozproszonej struktury organizacyjnej już w 2019 roku opracowano i wdrożono zestaw zasad i reguł dotyczących rekrutacji online, dzięki czemu sytuacja związana z pandemią nie spowodowała większych zmian w organizacji pracy zespołu!

Jak zaczęła się przygoda z zaawansowanym raportowaniem w SMYK?

Agnieszka Polakowska wspomina, że pierwsze działania związane z bardziej intensywnym wykorzystywaniem raportów rozpoczęły się w 2016 roku.

Na początku pobieraliśmy raporty dostępne przy każdym projekcie rekrutacyjnym i konsolidowaliśmy je w jeden plik, by uzyskać tak podstawowe informacje, jak:
struktura oczekiwań finansowych kandydatów z podziałem na regiony – w każdym formularzu aplikacyjnym pytaliśmy (i dalej tak robimy) o oczekiwania finansowe, by móc potem porównać dane z poszczególnych regionów z naszymi raportami płacowymi.
dane dotyczące frekwencji na spotkaniach rekrutacyjnych
oraz analizowaliśmy wskaźnik przyjęcia ofert pracy.
Działania te badaliśmy na poziomie całej Polski.

Wymagania dotyczące analityki HR wzrastały, wobec czego od 2018 roku firma SMYK zaczęła korzystać z raportów generowanych dla spółki przez eRecruiter na żądanie, a które obecnie znane są w systemie jako moduł Dane do analizy.

Czym są Dane do analizy w eRecruiter?

To dodatkowy moduł eRecruiter, który przyda się, jeżeli dotychczasowe raportowanie oferowane przez system nie jest wystarczające dla Twoich potrzeb. Dzięki korzystaniu z Danych do analizy dział HR otrzymuje:

  • zestaw szczegółowych danych wyeksportowanych do pliku Excel, podzielonych na poszczególne kategorie, które później można wykorzystywać do przeprowadzania analityki HR i raportowania potrzebnych wskaźników;
  • dane generowane w zależności od potrzeb organizacji na podstawie wcześniej ustalonych wskaźników.

Dzięki dodatkowemu modułowi wygenerowane dane pozwalają m.in.:

  • sprawdzać czas trwania rekrutacji (liczony w różny sposób w zależności od Twoich potrzeb) oraz czas pomiędzy etapami;
  • analizować odpowiedzi na pytania z formularza, jeżeli takie samo pytanie zostało użyte w wielu formularzach;
  • monitorować liczbę otwartych i zamkniętych wakatów;
  • weryfikować liczbę aplikacji na danym etapie w danym czasie raportowym;
  • analizować powody odrzuceń aplikacji na poszczególnych etapach rekrutacji;
  • i wiele, wiele innych!

Każdy analityk HR będzie zachwycony! 😉

Zaawansowana analityka rekrutacji w SMYK

Zespół odpowiedzialny za rekrutacje do sklepów szczegółowo analizuje pozyskane dane z eRecruiter. Mają kilka zaawansowanych wskaźników, których analiza pozwala wnosić prowadzone procesy na wyższy poziom. To bardzo przydatne w sytuacji, gdy tak jak w firmie SMYK zespół rekrutacyjny jest rozproszony.

Obecnie monitorowane wskaźniki to (oprócz już wymienionych):

  • konwersja z ogłoszeń – ile średnio osób zaaplikowało na dane ogłoszenie, ile z tych osób zrekrutowano;
  • czas rekrutacji (liczony w dniach roboczych);
  • koszt rekrutacji (netto);
  • zakończone rekrutacje – ile FTE (eng. Full Time Equivalent, czyli ekwiwalent pełnego wymiaru pracy) zostało obsadzonych;
  • zaakceptowane oferty pracy – stosunek liczby osób, którym zaproponowano ofertę do tych, którzy ją zaakceptowali;
  • liczba kandydatów wewnętrznych na wyższe stanowiska (zastępca kierownika, kierownik) na przestrzeni roku.

Zbierane są również informacje na temat skuteczności źródeł pozyskiwania kandydatów.

Monitorujemy liczbę osób per dane stanowisko, jakie zatrudniamy z danego źródła, z którymi współpracujemy. Dzięki całościowemu spojrzeniu, które zapewniają nam Dane do analizy, szybko możemy zweryfikować, z których miejsc publikacji otrzymujemy najwięcej dobrych jakościowo aplikacji przyznaje Agnieszka Polakowska.

W przypadku firmy SMYK plik z danymi generowany jest automatycznie raz na miesiąc w formie tabel Excel, a następnie poddawany wewnątrz organizacji „obróbce” z wykorzystaniem Power Query. Co warte podkreślenia, dział HR SMYK samodzielnie przygotował formuły, za pomocą których dane są analizowane.

Jak przygotować się na pracę z danymi do analizy?

Aby osiągnąć zakładane rezultaty z modułu, należy pamiętać o podstawowej zasadzie: dostaniesz tyle, ile dasz. Jak już wspominałem, eRecruiter przygotuje plik ze wszystkimi możliwymi danymi, jednak to w przeważającej mierze od użytkowników systemu zależeć będzie, ile faktycznie informacji znajdzie się w paczce danych. To bardzo ważne w kontekście analityki procesu rekrutacji.

Taką wiedzę miał również zespół HR SMYK. Każdy z uczestników procesu w organizacji ma świadomość, że jego praca i działania mają wpływ na prawidłowe raportowanie i wie, co i jak ma robić. Wszyscy użytkownicy systemu eRecruiter w SMYK zarówno aktywnie działają (np. nadając kolejne etapy każdej aplikacji), jak i uzupełniają pola na karcie rekrutacji, dotyczące m.in. liczby wakatów lub kosztów rekrutacji.

Nasza ekspertka dodaje:

Wypracowaliśmy w naszym zespole materiał, który nazwaliśmy „Kompasem Rekrutacji”. To zbiór zasad zarówno dla Trenerów, jak i Kierowników Sklepów, który oprócz jasno sprecyzowanych procesów rekrutacyjnych dba o jakość wprowadzanych danych. Jednocześnie ważne jest dla nas utrzymanie stałej komunikacji z kandydatami na każdym etapie procesu, więc nasz materiał zawiera także informacje o zasadach tej komunikacji.

Co ciekawe, w zespole rekruterów jest również osoba, która raz w miesiącu sprawdza, czy wszystkie dane zostały odpowiednio wprowadzone.

Jakie korzyści przynosi analityka HR w SMYK?

Wyjście poza standardowe raportowanie rekrutacji pozwala inaczej spojrzeć na procesy rekrutacyjne. Zakres informacji znacząco się zwiększa i to tylko od danej organizacji zależy, jak to wykorzysta. Agnieszka Polakowska wymienia 3 podstawowe korzyści, które dają jej zespołowi i całej firmie Dane do analizy:

  • usprawnienie procesów rekrutacyjnych,
  • większy wgląd w sytuację rynkową,
  • większą świadomość zarządzania kosztami rekrutacji.

Zdarzały się w firmie sytuacje, gdzie z danych od razu wynikało, że konkretny proces przeprowadzany był dużo sprawniej, niż pozostałe. Dzięki temu można było skontaktować się z osobą odpowiedzialną za tę rekrutację, dowiedzieć się więcej o jej działaniach, a następnie przekazać je jako dobrą praktykę do innych zespołów. Takie informacje mogą nie być dostrzegane podczas codziennej pracy, szczególnie w rozproszonej strukturze. Wykrywanie i przekazywanie tego typu informacji jest niezwykle cenne.

Dlaczego warto korzystać z danych do analizy w eRecruiter?

Agnieszka Polakowska podsumowuje:

Dzięki korzystaniu z modułu, analityka procesu rekrutacji w naszej organizacji bardzo mocno ewoluowała. Zarządzanie procesami jest prostsze i co ważne, dużo skuteczniejsze, ponieważ dane pokazują od razu, jak wygląda „nasza sytuacja”. Mamy większą świadomość naszych braków i obszarów do poprawy w procesach rekrutacyjnych. Wiemy, czy procesy odbywają się płynnie, kontrolujemy przepływ aplikacji na wielu płaszczyznach, a pozyskiwane informacje inwestujemy w dalszy rozwój naszych projektów. Mam też pewność, że w przypadku chęci wyciągnięcia zupełnie nowych wskaźników, dane do analizy będą w stanie dać mi informacje potrzebne do dalszej pracy i rekomendacji kolejnych działań.

Dzięki dogłębnej analizie danych z rekrutacji do sklepów firmowych, SMYK może na bieżąco bardzo szczegółowo kontrolować swoje procesy rekrutacyjne, wprowadzać udogodnienia i lepiej planować budżety rekrutacyjne.


Jeżeli chcesz wiedzieć więcej o module Dane do analizy, skontaktuj się z Twoim Opiekunem eRecruiter.

Chcesz przetestować system eRecruiter w praktyce i sprawdzić, jak może wyglądać raportowanie Twoich procesów rekrutacyjnych? Zgłoś się na prezentację systemu i darmowy test.

Krystian Adamczyk

Krystian Adamczyk

Product Marketing Specialist