Pracujesz w firmie, która jest częścią grupy kapitałowej? Prowadzisz rekrutacje dla wielu spółek jednocześnie? Mamy dla Ciebie rozwiązanie – to obsługa procesów rekrutacyjnych wielu spółek w jednym miejscu. Jak działa nowy moduł „Obsługa wielu spółek” i jakie są jego korzyści?
Wszystko przedstawimy na przykładzie. Poznaj firmę eRyk Fashion, która ma dwie marki odzieżowe: „Modern eRyk” – oferującą odzież i dodatki dla mężczyzn i kobiet, oraz „Baby eRyk” – „młodszą córkę” naszej firmy, sprzedającą ubranka dla dzieci. Są to dwie osobne spółki działające w grupie kapitałowej. Firmy mają swoje sklepy w centrach handlowych w największych miastach Polski. Posiadają jeden dział rekrutacji, podzielony na dwa zespoły. Każdy z nich zajmuje się osobną marką i nie powinien mieć dostępu do aplikacji firmy przeciwnej (wyjątkiem jest Dyrektor HR).
Dział HR zmagał się na co dzień z kilkoma problemami:
- Zarządzanie dostępami do danych kandydatów i projektów rekrutacyjnych w obrębie różnych spółek – brak kontroli nad tym, kto i co widzi, chaos komunikacyjny
- Brak komunikacji z kandydatami co wpływa negatywnie na postrzeganie całej marki
- Czasochłonne raportowanie dla każdej ze spółek oraz w całej grupie kapitałowej
Dowiedzmy się, jak nowy moduł pomógł rekruterom uporać się z licznymi wyzwaniami.
Dziel i rządź, czyli czas na porządki w rekrutacjach
Jeżeli w Twojej organizacji pojawia się problem kontroli nad tym, jakie informacje o kandydatach oraz kto ma widzieć w ramach grupy kapitałowej, to nasze rozwiązanie jest dla Ciebie. Moduł „Obsługa wielu spółek” pozwala szybko i prosto dokonać podziału zespołów rekrutacyjnych ze względu na dostęp do danych spółek, a nawet konkretnych rekrutacji w ramach danej firmy. Wszystko można samodzielnie skonfigurować w systemie, bez potrzeby kontaktu z Opiekunem, czy pomocą techniczną. Jak wygląda taki podział na przykładzie naszej firmy?
Dyrektor HR całej grupy widzi wszystkie projekty rekrutacyjne obydwu spółek. To jedyna osoba, która ma takie uprawnienia. Jeżeli rekruter z firmy Modern eRyk zaloguje się do systemu, zobaczy wszystkie rekrutacje prowadzone do tej firmy, jednak żadnej ze spółki Baby eRyk. Możemy również nadać dostęp kierownikowi sklepu, któremu ograniczymy widok nie tylko do spółki, ale w ogóle do jednego procesu –tylko na jego sklep.
Tworząc podział na spółki, likwidujemy kolejną trudność występującą wśród spółek grupy kapitałowej korzystających z tej samej bazy danych. Jak oznaczyć aplikacje, by się nie mieszały? Skąd mamy pewność, że kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie danych? Kto powinien mieć dostęp i do jakich aplikacji?
Nasze rozwiązanie odpowiada na wszystkie powyższe pytania. Każdy kandydat, który zaaplikuje przez formularz, pojawi się w systemie z następującymi informacjami:
- spółka, do której aplikował – co automatycznie dzieli naszą bazę na tyle części, ile mamy wpisanych do systemu spółek. Tylko osoby przypisane do danej spółki mogą zobaczyć cały profil kandydata i wszystkie dane na jego temat
- klauzula i zgoda, które widział i zaznaczył (lub nie) – wiemy więc, czy możemy przetwarzać jego dane w następnych procesach
- informacja o tym, czy aplikował na inne rekrutacje do jakiejkolwiek spółki, którą mamy odzwierciedloną w systemie . W naszym przypadku kandydat aplikował np. na Sprzedawcę zarówno do firmy Modern eRyk, jak i Baby eRyk. Rekruterzy z tych spółek zobaczą informację o aplikowaniu do siostrzanej firmy oraz etapie, na którym znajduje się aplikacja. Wszystko jest klarowne i widoczne, eliminujemy więc ryzyko błędu w kontakcie z kandydatem, czy kierownikami między sobą.
Poczuj siłę komunikacji
Grupa eRyk Fashion miała problem z komunikacją z kandydatami. Spowodowało to, że opinia o firmie w Internecie nie jest na najwyższym poziomie. Czas naprawić swoje działania, bowiem jak podaje raport Candidate Experience, 33 % kandydatów nie zaaplikuje ponownie do organizacji, gdy wyniesie negatywne wrażenia z rekrutacji.
System eRecruiter umożliwia wysyłkę automatycznych i spersonalizowanych podziękowań dla kandydatów, odrębnych dla każdej spółki, czy nawet stanowiska! Rekruterzy za pomocą e-maila lub SMS-a potwierdzą o nadchodzącym spotkaniu rekrutacyjnym (dodatkowo system automatycznie wyśle przypomnienie), a kandydaci mają możliwość jego szybkiego odwołania i wysyłki informacji zwrotnej. Każdy użytkownik systemu za pomocą kilku kliknąć może poinformować kandydata o tym, jaki jest status jego aplikacji. To niezwykle ważne, ponieważ kandydaci oczekują, że będą na bieżąco informowani, co się dzieje z ich aplikacją. eRecruiter pomoże znacząco poprawić doświadczenia kandydata z rekrutacji, a Ty i Twój dział HR będziecie mieć więcej czasu na inne ważne kwestie.
Kilka kliknięć i raport gotowy
Rekruterzy z eRyk Fashion spędzali długie godziny na wyciągnięciu danych ze swojego systemu pod koniec miesiąca i kwartału. Nie dość, że nie mieli bezpośredniej informacji, do której spółki aplikował kandydat, to przez mnogość projektów gubili się w tym, ile procesów właściwie prowadzono.
Raporty w eRecruiter uwzględniają informację o spółkach, dzięki czemu po kwartale używania systemu przez Grupę eRyk Fashion, dowiedzielibyśmy się m.in., że:
- spółka Baby eRyk rozpoczęła 32 rekrutacje, z czego zakończyli 19
- Modern eRyk zatrudnił 19 nowych Doradców Klienta, z czego 11 aplikowało z Pracuj.pl, 5 ze Strony Kariera, a 3 z programu poleceń pracowniczych
- Z jednego z bezpłatnych źródeł obydwie firmy mają najwięcej kandydatów ze statusem „Odrzucony po CV”, więc nie będzie już ono wykorzystywane w pozyskiwaniu pracowników.
Raportowanie prac rekruterów wielu spółek jednocześnie jest proste i wymaga tylko minimalnego nakładu pracy. Kilka kliknięć i raporty są już gotowe :).
Grupa eRyk Fashion jest zadowolona z korzyści, jakie dał jej moduł „Obsługa wielu spółek” w systemie eRecruiter. Procesy zarówno pierwszej, jak i drugiej spółki są poukładane, dostępy rozdzielone po zespołach, a wszystko podsumowują pojemne raporty. Jeżeli i Ty chciałbyś wypróbować w swojej organizacji naszego nowego rozwiązania skontaktuj się z nami, klikając TU lub zapytaj o to swojego Opiekuna eRecruiter.
