Preboarding pracowników – jak angażować i uniknąć ghostingu?

Preboarding pracowników, nazywany także pre-onboardingiem, to proces wdrażania nowych osób do firmy jeszcze przed ich pierwszym dniem pracy. Coraz częściej organizacje decydują się na włączenie go jako integralną część do firmowego onboardingu.

Celem preboardingu jest przygotowanie nowej osoby do pracy w organizacji – szczególnie do jej pierwszych dni, kiedy jest najbardziej narażona na poczucie zagubienia i niepewność. To także bardzo dobry sposób na powitanie pracownika w firmie. Jednocześnie preboarding zwiększa jego zaangażowanie (i to jeszcze przed pierwszym dniem pracy!) oraz poczucie przynależności.

Korzyści z prowadzenia preboardingu

Włączenie preboardingu jako stałego elementu wdrażania pracowników niesie za sobą szereg korzyści, zarówno dla firmy, jak i nowo zatrudnionych. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich.

Korzyści dla pracownika:

• Możliwość poznania firmy i zespołu,
• Szybsze wdrożenie w swoje zadania,
• Większe poczucie pewności siebie,
• Mniejszy stres i poczucie obcości.

Korzyści dla firmy:

• Skrócenie czasu potrzebnego na wdrożenie nowej osoby w pierwszych dniach pracy,
• Poprawa candidate i employee experience,
• Szybsze wdrożenie pracownika w jego zadania (to korzyść dla obu stron 😊),
• Zaangażowanie pracownika zanim jeszcze realnie dołączy do firmy.

Jak widać, benefitów prowadzenia ustandaryzowanego preboardingu firmowego jest wiele. Szczególnie ostatni punkt – zwiększenie zaangażowania nowej osoby przed pierwszym dniem pracy – wiąże się z innymi istotnymi korzyściami dla organizacji. Bowiem wzrost zaangażowania idzie w parze z mniejszym ryzykiem rezygnacji i tzw. ghostingu (nagłego znikania, ucinania kontaktu) po stronie kandydatów. Gra toczy się o dużą stawkę, bo według raportu Indeed, 78% kandydatów zghostowało od 1 do nawet 4 pracodawców w ciągu ostatniego roku. Z czego aż 22% zaakceptowało nawet ofertę zatrudnienia, po czym nie pojawiło się pierwszego dnia w pracy (źródło: CNBC)!

„Znikanie” kandydatów powoduje nie tylko ogromną frustrację HRowców i przedłużanie się procesów rekrutacyjnych często miesiącami. To także ogromna strata finansowa dla organizacji. 75% pracodawców w raporcie Indeed twierdzi, że ghosting pochłania nawet połowę budżetu rekrutacyjnego!

Jakie są tego przyczyny? Przede wszystkim słaba komunikacja. Jako przyczynę ghostowania organizacji wskazuje ją aż 25% kandydatów (w 2022 r. było to 18%, a w 2020 r. raptem 5%). Nie dziwi zatem, że ponad 1/3 pracodawców decyduje się na strategie utrzymujące zaangażowanie kandydatów podczas całego procesu rekrutacyjnego, przede wszystkim poprzez ciągłą komunikację. Znakomitym sposobem na realizację takiej strategii jest preboarding.

Elementy preboardingu pracowników

Skoro preboarding może być niejako panaceum na znikających kandydatów, sprawdźmy, jakie elementy powinien zawierać, by jak najlepiej angażował nowo zatrudnione osoby.

Informacje o firmie

Jeżeli chcemy, aby pracownik na spokojnie zapoznał się z opisem działalności, celami i wartościami firmy, warto wysłać je mailowo w ramach preboardingu. Angażująca prezentacja o organizacji wysłana przez przyszłego przełożonego lub osobę z HR pomoże sprawniej wdrożyć się nowej osobie.

Informacje o zespole

Aby nowa osoba szybko poczuła się częścią zespołu, warto zaangażować w powitanie kilka osób. Przykładem dobrych praktyk w ramach preboardingu może być:

• Email powitalny od przełożonego,
• Email / wiadomość powitalna na LinkedIn od buddy’ego,
• Zaproszenie na imprezę firmową lub spotkanie z zespołem.

Przygotowanie do rozpoczęcia pracy

Aby pracownik był gotowy na pierwszy dzień w firmie, warto wysłać mu z wyprzedzeniem niezbędne informacje. Może to być mail lub cykl maili od osoby z HR, np.:

• Lista zadań do wykonania przed rozpoczęciem pracy (niezbędne dokumenty do przygotowania, informacje o badaniu medycyny pracy itd.),
• Plan pierwszego dnia pracy,
• Plan onboardingu,
• Rozpiska zadań na pierwsze tygodnie/miesiące pracy.

Aż 81% nowo zatrudnionych osób chce otrzymywać szczegółowe informacje dotyczące ich roli i stanowiska (źródło: Tydy), warto więc odpowiedzieć na te oczekiwania.

Paczka powitalna

Paczka z firmowymi gadżetami to miły gest wobec nowej osoby. Można wręczyć ją pierwszego dnia pracy lub przesłać kurierem wcześniej jako element preboardingu. Jeśli zawiera np. mapę biura lub listę współpracowników / najważniejszych działów, będzie także bardzo przydatna, gdy nowa osoba rozpocznie pracę. Cennym dodatkiem do welcome packa może być również dostęp do firmowej platfomy e-learningowej. W ten sposób organizacja podkreśli, że zależy jej na rozwoju pracowników.

Narzędzia do prowadzenia preboardingu

Jak widać, preboarding może składać się z bardzo wielu elementów – zależnie od preferencji rekrutera i przełożonego oraz kultury firmy. Jego podstawą zawsze powinna być jednak ustrukturyzowana – i najlepiej zautomatyzowana, by ograniczyć ręczną pracę i wyeliminować ryzyko pomyłek lub opóźnień – komunikacja mailowa z kandydatem.

Narzędzi, które umożliwiają prowadzenie pre- i onboardingu lub go wspierają, jest na polskim rynku wiele, m.in. Gamfi, Emplo czy Grow Uperion. Moduły do prowadzenia onboardingu są często także integralnymi częściami systemów ATS (Applicant Tracking System). Takie zintegrowane rozwiązanie pozwala przeprowadzić kandydata przez cały cykl jego życia przy pomocy jednego narzędzia – od momentu aplikacji, przez selekcję, po zatrudnienie i wdrożenie. Przykładem jest Moduł Preboardingu w eRecruiter, który umożliwia tworzenie ścieżek onboardingowych z automatycznymi wiadomościami do kandydata oraz listami zadań do wykonania przez rekrutera, przełożonego i nowo zatrudnioną osobę.

Pre- i onboarding to zatem kolejny obszar pracy zespołu HR, w którym warto skorzystać ze wsparcia technologii i automatyzacji, by zapewnić najlepsze candidate i employee experience. I – co cieszy – coraz więcej firm dostrzega w tym wartość. Według raportu „Candidate Experience w Polsce 2023/2024”, aż 72% firm prowadzi preboarding i angażuje nowe osoby jeszcze przed rozpoczęciem przez nie pracy.

Prowadź ustrukturyzowany preboarding z eRecruiter. Skorzystaj ze wsparcia automatyzacji, by nowo zatrudnieni kandydaci stali się wdrożonymi i zaangażowanymi pracownikami!