W jednej ręce smartfon i przeglądanie bazy CV z przerwą na rozmowę z kandydatem. W drugiej – laptop i przygotowywanie prezentacji multimedialnej. W myślach planowanie kolejnego projektu rekrutacyjnego, a między słowami – zjadany właśnie obiad. Rekruter może zajmować się swoją pracą niemal wszędzie i o każdej porze. Im lepszy dostęp do technologii i nowoczesnych systemów, tym większa mobilność i możliwość wykonywania kilku czynności równocześnie. Podpowiadamy, kiedy, gdzie i jakimi obowiązkami się zająć, aby jakość pracy nie została zachwiana.
Umiejętność bycia wielozadaniowym potrafi ułatwić i usprawnić pracę. Jeśli dodatkowo korzystamy z systemów rekrutacyjnych, oferujących różne funkcjonalności i dostęp do szerokiego zasobu danych – możemy zaoszczędzić sporo czasu i część obowiązków wynieść poza biuro. Urządzenia mobilne otwierają drogę do większej elastyczności. Wykonując codzienne, nieuniknione czynności (np. jazda tramwajem czy oczekiwanie w kolejce w piekarni), możemy zająć się sprawami związanymi z rekrutacją. Nie będziemy mieć wtedy poczucia, że cenne minuty nam uciekają, a my nie nadążamy za życiem zawodowym. Aby było to faktycznie efektywne i wydajne, należy jednak trzymać się kilku zasad. W przeciwnym razie skutek będzie odwrotny do zamierzonego. Oto wybrane, pozabiurowe miejsca, w których rekruter może działać tylko przy użyciu smartfona czy tabletu – ale pod pewnymi warunkami.
1. Środki komunikacji miejskiej
Autobus, tramwaj, metro – jeśli z nich korzystasz, z powodzeniem możesz poświęcić te, co najmniej, kilkanaście minut na aktywność zawodową. To dobry moment, żeby przeanalizować proces rekrutacji, np. przeglądnąć korespondencję czy notatki ze spotkań, przeczytać oceny kandydatów, zerknąć do kalendarza i zaplanować dalsze prace. Do tego wystarczy tylko komórka i internetowy system rekrutacyjny, który można otworzyć na dowolnym urządzeniu. Jeśli rozprasza cię hałas, przeszkadza tłum pasażerów, drażni otoczenie – lepiej zająć się drobniejszymi sprawami niż tymi, które wymagają większej odpowiedzialności i skupienia. Przykładowo, z tworzeniem formularzy aplikacyjnych czy poszukiwaniem w bazie odpowiednich kandydatów warto poczekać na dogodniejsze warunki. Mogą się nadarzyć podczas dłuższej podróży czy delegacji, gdy czekamy na dworcu kolejowym bądź lotnisku.
2. Urząd, sklep, poczta, bank, przystanek
Pobyt w tych miejscach często wiąże się z czekaniem. Nerwowo przebierasz nogami, bo jeszcze masz tyle do zrobienia, a kolejka, jak stała w miejscu, tak stoi? Wykorzystaj te minuty produktywnie przy użyciu mobilnego internetu. Możesz np. zaglądnąć do biznesowych serwisów społecznościowych, wysłać wiadomość do kandydatów, podziękować za udział w rekrutacji czy też napisać zaproszenie na rozmowę.
3. Restauracja
Przerwa na obiad nie powinna być czasem, który poświęcamy na absorbujące projekty. Czekając na posiłek, możemy wykonać drobne zadania, zadzwonić do kandydata czy umówić się telefonicznie na interview, ale lepiej skupić się na krótkim odpoczynku i regeneracji sił. Dobrym pomysłem, w ramach relaksu, może być przeglądanie prasy i portali branżowych czy poszukiwanie informacji o inspirujących wydarzeniach HRowych.
4. Miejsca spotkań branżowych
Oczekując na kandydata możemy „załatwiać” inne, zawodowe sprawy, ale kiedy spotkanie już się rozpoczyna – postarajmy się zrezygnować z multitaskingu. Ciągłe zerkanie na telefon czy korzystanie z tabletu w innym celu, niż ten, którego dotyczy spotkanie – to wszystko może być odebrane jako przejaw braku profesjonalizmu. Na nic się zda robienie miny uważnego i zasłuchanego – i tak nasz rozmówca wyczuje, że myślami jesteśmy nieobecni.
5. Dom
Teoretycznie obowiązki służbowe możesz wykonywać w swoim mieszkaniu. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby właśnie tutaj przygotować się do rozmów z kandydatami, opracowywać pytania, robić notatki z przeprowadzonych wywiadów, tworzyć ogłoszenia rekrutacyjne. Nawet spotkania online z kandydatami możemy aranżować w prywatnym domu, a nie w biurowcu. W tym jednak wypadku należy zadbać o odpowiedni komfort rozmowy i sprzyjające warunki. Biegające i krzyczące w tle dzieci, włączony telewizor czy głośne, rodzinne rozmowy z pewnością nie ułatwią tego zadania. Przenosząc część obowiązków z firmy do domu warto też pamiętać o zachowaniu równowagi. Ustalmy, jakie zadania będziemy ze sobą zabierać – być może na koniec dnia lepiej zostawić drobniejsze czynności, które nie będą wymagały tak dużej koncentracji i czasu. „Po godzinach” możemy również odbierać emaile i telefony, czytać nadsyłane aplikacje itp. To przecież żaden problem, by na moment oderwać się od gotowania obiadu, czytania książki, zabawy z dzieckiem czy rozmowy z małżonkiem. Należy jednak uważać, by takie zachowania nie zdominowały naszego prywatnego czasu. Jeśli widzimy, że mamy z tym problem – ustalmy, kiedy i jakie wiadomości odbieramy (np. tylko te najpilniejsze czy oczekiwane). W przeciwnym razie będziemy mieć poczucie, że dzień naszej pracy nigdy się nie kończy.
Katarzyna Klimek-Michno
