Rekrutacje zdalne pozostaną z nami na dłużej. Wg najnowszego raportu Candidate Experience w Polsce 2021 ponad 70% pracodawców prowadziło zdalne procesy rekrutacyjne. Ten trend nie ominął jednostek administracji publicznej. O tym, jak wyglądało przejście z rekrutacji stacjonarnych do formuły zdalnej w Izbie Administracji Skarbowej w Szczecinie rozmawiamy z Moniką Bezulską, Starszą Specjalistką w Wydziale Personalnym.
Martyna Wasilewska: Rekrutacja do pracy w organach administracji publicznej to szereg określonych w ustawach warunków i procedur oraz dokumentacji. Czy w takich okolicznościach przejście na rekrutacje online było wymagającym procesem?
Monika Bezulska: Przede wszystkim jesteśmy świadomi stereotypu, który przylega do pracy w urzędach, chcemy aktywnie go zmieniać i być postrzegani jako nowoczesny pracodawca. To też łączy się z faktem, że na stanowiska, na które prowadzimy najwięcej naborów, czyli referent i kontroler skarbowy, aplikują coraz młodsi kandydaci – musimy upraszczać procedury, aby nie tracić tych kandydatur.
Drugi ważny argument wynika z obowiązujących nas instrukcji, które dotyczą m. in. efektywności procesów rekrutacyjnych. Jest w nich określony czas na przeprowadzenie rekrutacji. Digitalizacja pozwoliła nam na dużo szybsze zatrudnianie pracowników.
Trzeci czynnik to oczywiście pandemia i brak możliwości rekrutacji w formie tradycyjnej.
W odpowiedzi na te okoliczności od wielu miesięcy przygotowujemy naszych pracowników i modyfikujemy procedury, aby rekrutacje w formie zdalnej przynosiły nam coraz więcej korzyści.
Jakie są największe korzyści digitalizacji procesów rekrutacyjnych?
Zacznę od tego, jak aktualnie wygląda proces rekrutacyjny przy naborach do służby cywilnej.
Pierwszy etap to założenie nowej rekrutacji w systemie eRecruiter i publikacja ogłoszenia na stronach BIP i KPRM. Następnie analizujemy wszystkie aplikacje pod kątem spełniania warunków formalnych. Kandydaci, którzy przeszli pozytywnie weryfikację są zapraszani do wypełnienia online’owego testu.Ostatni, decydujący etap to rozmowa kwalifikacyjna za pośrednictwem MS Teams. Odbywa się ona przed komisją, która ocenia kandydatów wg przyjętej punktacji.
Wcześniej wymogi formalne narzucały na kandydatów obowiązek przekazania dodatkowej dokumentacji drogą pocztową, co wiązało się z koniecznością zakupu znaczków itp. Dzięki temu, że teraz proces rekrutacyjny jest całkowicie online, w większości naborów do służby cywilnej ograniczyliśmy ilość dokumentów aplikacyjnych do CV i świadectwa wykształcenia. W przypadku stanowisk specjalistycznych może być dodatkowo wymagane poświadczenie danej kwalifikacji. Wszystkie pozostałe aspekty formalno-prawne opiekuje nam formularz rekrutacyjny oraz oświadczenia, które mamy dostosowane pod nasze potrzeby w systemie eRecruiter.
Teraz proces jest dużo przyjaźniejszy dla kandydata i szybciej przechodzimy pomiędzy etapami. W ten sposób spełniamy założenia obowiązujących nas instrukcji, a dzięki generowanym z systemu raportom możemy na bieżąco analizować najważniejsze wskaźniki rekrutacyjne.
Kandydaci na pewno doceniają szybsze i łatwiejsze rekrutacje. A jak do tego podeszli pracownicy działów personalnych w urzędach, którzy musieli zacząć korzystać z różnych technologii wspierających rekrutacje?
Na pewno łatwiej było w jednostkach w Szczecinie. Przede wszystkim dlatego, że w urzędach na terenie miasta prowadzimy więcej naborów, co oznaczało więcej okazji, aby oswoić się z technologią.
W mniejszych miejscowościach potrzeba było więcej czasu, ale wszystko się udało. Aby zmniejszyć stres związany z obsługą narzędzi organizujemy spotkania i szkolenia z prowadzenia rekrutacji zdalnych, ale także wzięliśmy [Wydział Personalny Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie] na siebie odpowiedzialność za koordynacje procesów. My zakładamy proces rekrutacyjny w systemie, przygotowujemy linki do wideorozmów, wysyłamy zaproszenia, witamy kandydatów itd. Potem dopiero przechodzimy do zadawania pytań przez wszystkich członków komisji.
Co stanowi największe wyzwanie przy przejściu z formy tradycyjnej na rekrutacje zdalne?
Wprowadzenie jednolitych zasad we wszystkich podległych jednostkach. Wciąż zdarza się, że pracownicy podchodzą sceptycznie do nowych narzędzi rekrutacyjnych: niby mają ułatwić pracę, ale czy to na pewno dobrze działa? Dlatego prowadzimy szkolenia ze skutecznych rekrutacji zdalnych, gdzie pokazujemy, o ile skraca się tzw. time do hire. Stale się doskonalimy w kwestii prowadzenia rozmów online – szkolimy się ze sposobów komunikacji i doboru narzędzi wpierających potrzeby rekrutacyjne naszych jednostek.
Oprócz tego, że korzystamy z systemu eRecruiter i aplikacji do wideorozmów to wprowadziliśmy także narzędzie do testów kompetencji online. To pozwoliło nam na sprawdzanie znajomości ustaw czy struktury jednostek, ale także kompetencji analitycznych, których coraz bardziej poszukujemy u kandydatów. W przyszłości chcemy iść o krok dalej i np. wybrać narzędzie, które umożliwiłoby nam robienie zadań rekrutacyjnych w formie warsztatowej. W ten sposób moglibyśmy sprawdzać umiejętności pracy w zespole. Między innymi dlatego nasz personel ciągle się szkoli z prowadzenia rekrutacji zdalnych – aby coraz skuteczniej i bardziej kreatywnie korzystać z tej formuły.
Czyli w rekrutacjach do administracji publicznej jest miejsce na kreatywność?
Staramy się, aby tak właśnie było😊 Widzimy, że rynek się zmienia, aplikują do nas coraz młodsi kandydaci i chcemy być postrzegani jako atrakcyjny pracodawca. Z feedbacku od kandydatów wiemy, że cenią oni sobie stabilność zatrudnienia, różnego rodzaju benefity takie jak dofinansowanie do wypoczynku itd. Jednak wiemy, że jeżeli chcemy znajdować najlepszych kandydatów to musimy się rozwijać i otwierać na nowe możliwości.
W tym celu właśnie zdigitalizowaliśmy cały proces rekrutacyjny i upraszczamy procedury. Pracujemy także nad nową stroną Kariery, aby była bardziej atrakcyjna dla kandydatów, bierzemy udział w tzw. uldze językowej, aby urzędowe dokumenty były przyjemne językowo i wizualnie.
Musimy iść do przodu, ponieważ aplikujący mają oczekiwania wobec nas i chcemy na nie odpowiadać. Bardziej przyjazny język ogłoszeń, mniej formalności do spełnienia czy lepiej zaplanowany onboarding buduje pozytywną markę pracodawcy i przekłada się na pozyskiwanie najlepszych kandydatów, a to przecież w każdej rekrutacji chodzi. Administracja publiczna nie jest wyjątkiem od tej reguły.
Świetna puenta. Dziękuję serdecznie za rozmowę.
Monika Bezulska – Starszy Specjalista w Wydziale Personalnym Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie. Z jednostką związana od 7 lat. Najpierw doświadczenie zdobywała w Dziale Kadr i Szkoleń. Do jej obowiązków w Wydziale Personalnym należy m. in. prowadzenie rekrutacji i postępowań.
