Strona główna Blog ATS System ATS zamiast segregatora, czyli jak stworzyć bazę CV

System ATS zamiast segregatora, czyli jak stworzyć bazę CV

system ats i baza cv

Potrzebuję kandydata na już! A najlepiej na wczoraj! Brzmi znajomo? Chyba każdy rekruter doświadczył takiej sytuacji, kiedy polecenie służbowe wymagało od niego natychmiastowego działania i szukania specjalisty w trybie innym niż standardowy. W takich „awaryjnych” sytuacjach nieoceniona jest baza CV zbudowana przy pomocy nowoczesnych narzędzi HR.

Gdzie i jak szukać kandydatów do pracy? Możliwości jest wiele. Spokojnie możesz zacząć od zredagowania oferty i opublikowania ogłoszenia, a potem śledzić napływające aplikacje i dokonywać ich preselekcji. No tak. Ale gdzie szukać kandydatów potrzebnych od zaraz?! Tutaj sprawa nieco się komplikuje, bo każda godzina jest przecież na wagę złota. Nie możesz sobie pozwolić na czasochłonne procesy rekrutacyjne. Musisz więc wykorzystać te zasoby, które posiadasz. Ten, kto odrobił „zadanie domowe”, może wówczas odetchnąć z ulgą – systematyczne budowanie bazy CV przynosi właśnie pierwsze efekty.

Z artykułu dowiesz się:

  • Jaką przewagę posiada nowoczesny system ATS nad tradycyjnymi segregatorami?
  • Czy ATS to tylko system do selekcji CV?
  • Jak zadbać o to, by baza kandydatów do pracy była kompletna i aktualna?
  • Od czego zacząć budowanie bazy potencjalnych pracowników?

Segregator kontra nowoczesny system ATS

Na poczet tworzenia bazy kandydatów możesz wykorzystać teczki i segregatory. Dużo segregatorów. Pytanie tylko, co dzięki temu zyskasz? Potrzebne kontakty – być może, ale czas – na pewno nie. Wertowanie dokumentów może okazać się bardzo karkołomnym zajęciem, które niekoniecznie przyniesie zamierzony rezultat.

Tymczasem nowoczesne technologie niosą ze sobą zamienniki papierowych teczek w postaci systemu śledzenia aplikacji (applicant tracking system). Co dzięki niemu zyskasz? Przede wszystkim nowoczesne metody rekrutacji i selekcji pracowników ułatwiają optymalizację procesów HR. Nowoczesny system ATS umożliwia bezpieczne gromadzenie aplikacji i dokonywanie szybkiej i sprawnej selekcji kandydatów.

Kompletna baza CV dzięki formularzom

Kolekcjonowanie CV i dodawanie ich do bazy to jednak za mało. Należy zadbać o uzyskiwanie danych, które usprawnią proces wyszukiwania kandydatów. Papierowe formularze możesz więc zastąpić elektronicznymi. Ich tworzenie umożliwia właśnie internetowy system rekrutacji. Opracowując formularze aplikacyjne warto używać kryteriów, których będziesz później używać podczas filtrowania aplikacji. Zamiast analizować „od a do z” dokumenty w segregatorach, za pośrednictwem nowoczesnego systemu ATS możliwe będzie sortowanie CV zgodnie z wybranymi hasłami.

Korzyści z posiadania bazy w systemie do rekrutacji wylicza Marta Hałaczkiewicz-Dyluś, Specjalista ds. Pozyskiwania Talentów i Rozwoju Pracowników w Grupie Pracuj:

Posiadanie bazy w systemie rekrutacyjnym przynosi wiele korzyści zarówno dla rekruterów, jak i kandydatów, ponieważ daje elastyczne możliwości najlepszego dopasowania profili kandydatów do oferowanych, obecnych i przyszłych rekrutacji. Według mnie to sytuacja win-win, ponieważ rekruter ma dostęp do wyselekcjonowanych CV, kandydat posiada informację o aktualnych rekrutacjach u samego źródła, a przy okazji ma szansę jeszcze szybciej zostać dopasowanym do nowej rekrutacji przez rekrutera.

System ATS to bezpieczne narzędzie do współpracy

System elektronicznej rekrutacji posiada też funkcję dodawania notatek, do których mają wgląd wszystkie osoby biorące udział w procesie rekrutacyjnym, a więc nie tylko rekruter, ale też np. kierownicy i menedżerowie. Takie narzędzia rekrutacyjne pozwalają również lepiej zadbać o ochronę danych osobowych, gromadzić dokumenty aplikacyjne i wykorzystywać je w kolejnych projektach rekrutacyjnych – po wcześniejszym otrzymaniu zgody kandydata. Jeżeli jednak kandydat nie będzie sobie życzył, aby rekruter kontaktował się z nim przy okazji innych rekrutacji – należy uszanować jego prośbę i usunąć aplikację z bazy. Aby zadbać o bezpieczeństwo danych, nasza baza CV obowiązkowo musi być zabezpieczona loginem i hasłem lub umożliwiać inną bezpieczną metodę logowania np. domeną firmy.

Baza CV – od czego zacząć i na czym skończyć?

Zanim zaczniesz budować bazę, musisz zastanowić się nad źródłami pozyskiwania kandydatów. Prowadzone aktualnie rekrutacje to tylko jedna z okazji, by poszerzyć zbiór CV i poprosić o możliwość wykorzystywania danych odrzuconych kandydatów w kolejnych procesach. Twoja baza CV może rosnąć wraz z rozwojem współpracy z biurami karier oraz aktywnością podczas targów pracy i konferencji branżowych. Nie należy zapominać również o roli social media w rekrutacji. Nie do przecenienia potrafi być też system poleceń i ręczenie znajomych za kompetencje swoich znajomych. System do budowania bazy pracowników będzie Twoim sprzymierzeńcem także pod kątem monitorowania efektywności i wyboru najskuteczniejszych źródeł.

Wartościowa baza CV to nie przechowalnia dokumentów

Na nic jednak zda się sięganie do różnych źródeł i budowanie bazy pokaźnych rozmiarów, jeśli będzie ona pełniła wyłącznie funkcję „przechowalni” danych. O kontakty należy dbać, podtrzymywać je, pielęgnować komunikację. Jak to robić? Na przykład informując byłych kandydatów o bieżących rekrutacjach, jeśli wyrazili zgodę na przetwarzanie ich danych na poczet przyszłych procesów rekrutacyjnych. Jak twierdzi Marta Hałaczkiewicz-Dyluś, Specjalista ds. Pozyskiwania Talentów i Rozwoju Pracowników w Grupie Pracuj:

Baza kandydatów to nie tylko baza CV, to przede wszystkim dbanie o Candidate Experience, czyli kontakt i komunikację z kandydatem, udzielanie informacji zwrotnej, informacji o prowadzonych rekrutacjach.

Udzielając informacji zwrotnych tym, którzy zostali odrzuceni z dalszej rekrutacji. Jeśli będziesz dbać o Candidate Experience, to Twoja baza nie będzie funkcjonować tylko w teorii, a będzie stale żywa. Pozytywne wrażenia będą krążyć wśród pracowników i kandydatów, a dobre wspomnienia procesu rekrutacyjnego pomogą w pomnażaniu zasobów. Zadowolony kandydat z pewnością poleci firmę innym kandydatom.

PS Chcesz zbudować funkcjonalną i bezpieczną bazę CV? A może potrzebujesz czegoś więcej niż systemu do selekcji CV? Sprawdź, jak nowoczesny system ATS – eRecruiter pomaga tworzyć własną bazę potencjalnych pracowników!

Katarzyna Klimek-Michno

Katarzyna Klimek-Michno

Redaktorka, autorka książek. Laureatka nagrody „Phil Epistemoni – Przyjaciel Nauki” przyznawanej dziennikarzom popularyzującym naukę. Ma doświadczenie pracy w mediach i w branży marketingu internetowego. Stały współpracownik Pracuj.pl. Specjalizuje się w tematyce dotyczącej rynku pracy i HR.