Jak wybrać system rekrutacyjny dla mojej organizacji?

Jak przygotować się do wyboru i efektywnego wdrożenia systemu rekrutacyjnego? Jakie kryteria należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji?

Decyzja zapadła! Firma potrzebuje systemu do rekrutacji. Tylko jak go wybrać? Jak nie pogubić się w gąszczu informacji dostępnych w Internecie i na stronach poszczególnych dostawców?

Trzeba zacząć od podstaw, czyli od odpowiedzi na pytania: Czemu służyć ma zakup takiego systemu i dla kogo chcemy go wdrożyć? Odpowiedzi są niby oczywiste, ale czy na pewno? Z pewnością taki system ma ułatwić codzienną pracę rekruterów, dlatego istotne jest by spełniał przede wszystkim ich potrzeby. Pamiętajmy jednak, że beneficjentem takiego wdrożenia będzie cała organizacja, dlatego warto w proces wyboru, a następnie wdrożenia zaangażować  m.in. współpracowników z takich działów, jak: Employer Branding, IT, Komunikacji Wewnętrznej czy Działu Zakupów. Czasem wystarczy zapytać ich o zdanie lub zakomunikować fakt wdrożenia systemu, by ten potem skutecznie funkcjonował w firmie.

Dobry plan to podstawa

Wracając jednak do początku. Gdy już wiemy czemu i komu służyć ma system rekrutacyjny, ustalmy plan działania. Ustalmy potrzeby firmy w zakresie rekrutacji. Odpowiedzmy sobie na pytania:

Jaki jest stan obecny i co chcemy osiągnąć?

1. Czy proces rekrutacji jest jeden, standardowy czy przebiega różnie, w zależności od działu?
2. Kto będzie klientem wewnętrznym i użytkownikami narzędzia?
3. Jakie funkcjonalności systemu są dla nas kluczowe?
4. Czy potrzebujemy go tylko w Polsce czy może w innych krajach, w których działa nasza organizacja?
5. Jakie wewnętrzne i zewnętrzne zasoby są nam potrzebne?
6. Jakie dane, mierniki dot. rekrutacji są nam potrzebne do analizy? Jakich danych oczekujemy po wdrożeniu oraz jak chcemy mierzyć rezultaty?
7. Jakiego doświadczenia potrzebujemy od dostawcy rozwiązania? Na przykład: Czy istotne jest dla nas, że tego typu system wdrażał u konkurencji?
8. Kto będzie w zespole projektowym wdrażającym aplikację?
9. Na kiedy i na jak długo planujemy wdrożenie systemu? (bo może potrzebujemy go tylko na okres przejściowy, w oczekiwaniu na pełną integrację z system obowiązującym globalnie naszą firmę)

Spotkaj się, testuj i negocjuj

Gdy już wiesz, jakie są Twoje oczekiwania względem systemu, złóż zapytanie ofertowe firmom, które Twoim zdaniem mają kompetencję by sprostać Twoim potrzebom. Jeśli masz jeszcze jakieś wątpliwości czy pytania wcześniej zasięgnij jeszcze informacji na temat ich usług.

Po otrzymaniu oferty, czas na jej analizę i zapoznanie się z warunkami korzystania z systemu. Warto spotkać się z konsultantami dostawcy i dopytać o szczegóły. Takie spotkanie pomoże też ocenić na jaki serwis w trakcie trwania umowy możemy liczyć, z jakimi ludźmi po stronie dostawcy przyjdzie nam pracować. Dobry konsultant powinien nie tylko zrobić prezentację i odpowiedzieć na wszystkie pytania, ale również zaproponować możliwość przetestowania aplikacji i pomoc w trakcie jego trwania. Najlepiej by system przetestować na realnie prowadzonej rekrutacji.

Spotkanie to też najlepsza sposobność, by negocjować warunki ewentualnej współpracy, dlatego nie warto pomijać tego etapu.

Mamy to! Na pewno?

Już wiesz, który produkt wybrać? Jeszcze się wahasz? I dobrze, bo warto jeszcze poznać opinie rynku, a przede wszystkim obecnych lub byłych klientów systemu, którego zakup planujemy. Nie zadawalajmy się jednak referencjami przekazanymi przez dostawcę, bo wiadomo, że będą one dobre. Sprawdźmy listę pozostałych klientów i zadzwońmy do osób odpowiedzialnych w tych firmach za system do rekrutacji. Opinia, którą wyrazi z pewnością będzie obiektywna.

Co jeszcze może pomóc nam w podjęciu decyzji? Sprawdźmy na naszej check-liście:

1. Czy oferta dopasowana jest do naszych potrzeb (w tym cena)?
2. Czy nasz dostawca jest wiarygodny i może pochwalić się wystarczającym doświadczeniem?
3. Czy narzędzie jest proste i intuicyjne w obsłudze?
4. Czy możemy liczyć na serwis w trakcie użytkowania z systemu?
5. Jakie zdanie o systemie mają jego klienci?
6. Z jakiego narzędzia korzysta nasza konkurencja?

 Przypomnijmy raz jeszcze. Decyzja o wyborze systemu do rekrutacji będzie prostsza, jeśli:

1. Przygotujesz plan działania, z uwzględnieniem potrzeb całej organizacji.
2. Zaprosisz kluczowe osoby do projektu (minimum – to ich poinformowanie).
3. Zweryfikujesz dostawców usług.
4. Przetestujesz system.

 A teraz niech dowie się o tym świat

System został wybrany i wdrożony. Jednak by jego funkcjonalność była w pełni wykorzystywana nie zapomnijmy poinformować o jego istnieniu, celach i możliwościach:

1. Kandydatów odwiedzających stronę Kariery lub zakładkę z ofertami pracy.
2. Kierowników liniowych.
3. Pracowników firmy.
4. Zarządu
5. a także media branżowe i HR. W końcu jest czym się chwalić. Taki system to nie tylko ułatwienie codziennych obowiązków rekruterów, ale też szybszy i bardziej przejrzysty proces rekrutacji oraz możliwość pozostawania w kontakcie z kandydatami, czyli coś co buduje pozytywny wizerunek firmy jako pracodawcy!

Edyta Kopczyńska
Product Manager / Team Leader
eRecruitment Solutions