Jak wybrać najlepszy system rekrutacyjny?

autor Katarzyna Trzaska eRecruitment Solutions, Brand&Buzz Specialist

16.01.2018

Zastanawiasz się, jak wybrać najlepszy system do rekrutacji? Wybierz system, który zmieni komfort Twojej pracy. Przechowywanie dokumentów w segregatorach i papierowe ogłoszenia o pracy już dawno odeszły do lamusa. Elektroniczna forma ogłoszeń i aplikacji wkroczyła do świata HR na dobre, ale i ta forma zaczyna być przestarzała. Przechowywanie plików na komputerach przestało być efektywne, a już na pewno nigdy nie było bezpieczne. W dodatku nowe przepisy regulujące ochronę danych osobowych zaglądają już przez okno Twojego biura, strasząc sankcjami za naruszenia przepisów ochrony danych osobowych kandydatów. Do tego wszędzie pełno haseł takich jak candidate experience, employer branding, Big Data, RODO, RODO, RODO…

Czy w obecnej, zdigitalizowanej rzeczywistości HR możliwe jest prowadzenie rekrutacji bez niezawodnego, funkcjonalnego i bezpiecznego systemu? Być może tak, ale gwarantujemy Ci, że nie chcesz tego sprawdzać na własnej skórze. Dlatego podpowiadamy jak wybrać idealny system do rekrutacji dopasowany do potrzeb Twojej firmy. Zatem, jaki jest, a przynajmniej jaki powinien być system rekrutacyjny, który zatrudnisz u siebie od zaraz?

Obsługa całego procesu rekrutacji w jednym systemie rekrutacyjnym

Realizacja całego procesu rekrutacji w jednym narzędziu to absolutna podstawa pracy z systemem do rekrutacji. Przed dokonaniem wyboru dostawcy sprawdź, czy funkcje dostępne w jego narzędziu pozwolą Ci na całościowe i kompletne przeprowadzenie rekrutacji. A zatem czy system umożliwia:

przygotowanie ogłoszenia o pracy,
publikację ogłoszenia w wielu ,
zbieranie i selekcję aplikacji,
komunikację z kandydatami,
raportowanie efektów przeprowadzonych procesów.

W dzisiejszych czasach system do rekrutacji powinien służyć nie tylko do selekcji aplikacji i oceny kandydatów. Powinien być także kalendarzem, komunikatorem umożliwiającym rekrutację zdalną, agregatorem danych i kalkulatorem mierników w jednym. Szukając idealnego rozwiązania warto sprawdzić, czy dostawca systemu posiada te funkcje w swojej ofercie.

System do rekrutacji nie tylko dla rekrutera

Kolejny obszar, który wybrane narzędzie powinno wspierać to możliwość nadania użytkownikom systemu różnych ról i uprawnień. Pozwoli to na odpowiednie administrowanie systemem rekrutacyjnym oraz przetwarzanymi w nim danymi. Nie mniej istotna jest też możliwość nadania dostępów do systemu managerom zaangażowanym w rekrutacje lub przynajmniej posiadanie funkcji prezentowania kierownikom kandydatur wprost z narzędzia, w którym pracuje rekruter. Usprawni to współpracę HR z biznesem i pozwoli na płynny, niezakłócony i bezpieczny przepływ informacji o kandydatach.

W prowadzonych w naszym Banku procesach rekrutacyjnych, oprócz rekruterów, uczestniczą też kierownicy. Współpracują z rekruterami m.in. przy tworzeniu profilu idealnego kandydata, współtworzą ogłoszenia, czy nawet zachęcają potencjalnych kandydatów do udziału w danym procesie rekrutacyjnym – ostatnio m.in. wśród studentów Uczelni Wyższej.

Po zebraniu aplikacji kierownicy otrzymują od rekrutera wstępnie wyselekcjonowane aplikacje kandydatów do pracy w podległych im działach firmy. Aplikacje wysyłane są przez system rekrutacyjny eRecruiter w formie interaktywnych kart kandydatów. Kierownicy dokonują w systemie oceny otrzymanych cv, typując kandydatów do spotkań. W każdym spotkaniu selekcyjnym prócz rekrutera bierze udział kierownik zespołu, do którego szukamy pracownika lub Dyrektor/Wicedyrektor danego Działu, a zaproszenia na te spotkania do kandydatów i przełożonych wysyłamy również z systemu eRecruiter – Dominka Miszke, Starszy Specjalista ds. Rekrutacji i Rozwoju w Bank BPS S.A.

Dostęp z każdego miejsca i urządzenia

Nie chodzi o to, żeby pracować w każdej wolnej chwili i wyrabiać nadgodziny. Zatrudniony system rekrutacyjny powinien pozwolić Ci na swobodne i efektywne wykorzystanie czasu przeznaczonego na pracę. Wybierz taki system, który umożliwi korzystanie z niego bez przeszkód, na różnych urządzeniach, w drodze na spotkanie, w podróży do innego miasta, czy też tuż przed lub zaraz po spotkaniu rekrutacyjnym.

Jak wynika z danych Gemiusa, z roku na rok systematycznie maleje wykorzystywanie komputerów osobistych i laptopów do działań w sieci na rzecz wykorzystywania do tych celów urządzeń mobilnych.

W 2017 roku odsłony na komputerach stacjonarnych i laptopach to już mniej niż 50% wszystkich odsłon (w 2013 r było to aż 91%), natomiast na urządzeniach mobilnych 46%, a ten odsetek nadal rośnie (źródło: gemiusPrism). Przytoczone dane potwierdzają tylko, że responsywność stron i systemów, a więc ich dostosowanie do urządzeń mobilnych jest niezwykle istotne. Dostawca systemu do rekrutacji już teraz powinien być na to przygotowany.

Bezpieczeństwo danych przede wszystkim

Ochrona danych osobowych kandydatów była i jest dla nas bardzo ważna, dlatego jednym z kryteriów przy wyborze systemu niewątpliwie była kwestia związana z bezpieczeństwem danych. Nasze działania są prowadzone zawsze zgodnie z obowiązującymi przepisami, a więc i dostawca systemu musiał spełniać wszelkie wymogi prawne. System rekrutacyjny eRecruiter spełnia te wymagania, więc mamy pewność, że dane kandydatów są dobrze zabezpieczone. – Monika Drabik, Kierownik ds. Rekrutacji i HR Business Partner w Eniro Polska Sp. z o.o.

Decydując się na współpracę z dostawcą systemu do rekrutacji bezwzględnie sprawdź, w jaki sposób będzie dbał o bezpieczeństwo przetwarzanych danych. Szczególnie istotne jest to w perspektywie nadchodzących zmian prawnych, które wprowadzi nowe rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Nie bój się dociekać szczegółów i wymagać zapewnienia wszelkich niezbędnych środków prawnych i organizacyjnych. To przede wszystkim Ty, jako administrator danych osobowych, będziesz ponosić odpowiedzialność za uchybiania i naruszenie przepisów RODO. Ustawodawca zadbał jednak, by procesor, któremu powierzysz dane również podlegał odpowiedzialności przed organem nadzorującym. Właśnie dlatego ważne jest żeby była to renomowana organizacja, której również zależy na zgodności z RODO.

Jako firma, nadal czekamy na doprecyzowanie wszystkich aktów prawnych dotyczących nowych zmian, co w obecnej sytuacji – kiedy do wdrożenia zostało zaledwie kilka miesięcy – jest dla nas pewną niedogodnością. W procesach HR, najtrudniejsze dla naszego Zespołu będzie wprowadzenie osób zaangażowanych w rekrutację, tj. managerów sklepów i innych działów, w nowe zasady i praktyki oraz egzekwowanie ich. Nasza firma jest w trakcie dużej ekspansji i co miesiąc zatrudniamy kilkadziesiąt nowych osób. Dopilnowanie, aby każdy z rozpoczętych procesów rekrutacyjnych odbywał się z zachowaniem najwyższych standardów jest dla nas priorytetem, ale również dużym wyzwaniem. – Patrycja Wyszyńska, Junior HR Specialist w Maxi Zoo

Komunikacja z kandydatami

Można oczywiście zignorować komunikację z kandydatami, jako czynnik wpływający na efektywność prowadzonych rekrutacji. Bywa, że jest ona nawet postrzegana jako element ją utrudniający. Kto miałby czas na odpowiadanie wszystkim kandydatom, przecież najważniejsi są Ci zakwalifikowani do spotkań z managerami. Hmmm otóż NIE.

Komunikacja z kandydatami to jeden z bardzo ważnych elementów budowania wizerunku pracodawcy w oczach kandydatów i przyszłych pracowników. Narzędzie, które umożliwi Ci wielokanałową i wielopoziomową komunikację, pozwoli na wysyłanie wiadomości spersonalizowanych, automatycznych i dedykowanych, a także sam wyśle np. przypomnienie sms, będzie Twoją przewagą konkurencyjną. Dobrze zaprojektowana komunikacja to atut na rynku pracy, a z odpowiednim narzędziem zrobisz to bez utraty cennego czasu. Zapytaj swojego potencjalnego dostawcę systemu do rekrutacji, jakie rozwiązania w tym zakresie ma do zaoferowania.

Do niedawna posługiwaliśmy się głównie e-mailami, jednak spotykaliśmy się z prośbą kandydatów o wysłanie SMS-a. Początkowo robiliśmy to metodą tradycyjną, z naszych telefonów, jednak w związku z dużą liczbą projektów, zdecydowaliśmy się na zautomatyzowanie procesu i skorzystanie z usługi eRecruitera. Z pierwszych doświadczeń wynika, że SMS-y poprawiają przede wszystkim frekwencję na rozmowach rekrutacyjnych. – Renata Matczak, Kierownik ds. kadr i płac w Golden Rose Sp. z o.o.

Wybór tylko tych funkcji, które są niezbędne

Mnogość funkcji i niczym nieograniczone możliwości systemu rekrutacyjnego nie zawsze będą dla Ciebie atutem. Kiedy potrzebujesz rzetelnego wsparcia, ale chwilowo Twój budżet ma swoje ograniczenia, a liczba rekrutacji nie przekracza kilku rocznie, być może nie wszystkie funkcje są niezbędne. Dowiedz się, czy dostawca posiada w ofercie różne pakiety funkcjonalności lub czy istnieje możliwość konfiguracji w odpowiedzi na potrzeby Klienta. Pamiętaj jednak, że warto wybrać takiego dostawcę, którego system do rerkutacji ma duże możliwości. Jeśli w przyszłości Twoje potrzeby rekrutacyjne będą większe, nic nie będzie ograniczało swobody pracy i prowadzenia procesów rekrutacji.

Wybierając system rekrutacyjny zwracaliśmy przede wszystkim uwagę na jego funkcjonalność i kompatybilność z głównym źródłem pozyskiwania kandydatów. Zdecydowaliśmy się na eRecruiter, który spełniał te kryteria. Następnie w naszym pakiecie uwzględniliśmy m.in. łatwość publikacji ogłoszeń i możliwość tworzenia bazy kandydatów, bo to w znacznym stopniu ułatwia naszą pracę – Katarzyna Żmudzińska, RST Junior Recruitment Specialist w AmRest.

Obsługa posprzedażowa

Dla wielu dostawców systemu rekrutacyjnego najważniejsze we współpracy z Tobą może okazać się podpisanie umowy. Po zawarciu umowy lub podpisaniu zamówienia możesz zostać pozostawiony sam sobie z nowym narzędziem i bardzo długą lista pytań. Naturalne przecież jest, że większość wątpliwości pojawia się dopiero w momencie, w którym zaczynasz realną pracę z narzędziem. Zanim podpiszesz umowę dopytaj, w jakim zakresie dostawca będzie Cię wspierał w pierwszych dniach pracy. Zapytaj o swojego opiekuna po stronie dostawcy. Jeśli ten oferuje darmowy dostęp testowy, bezwzględnie należy z niego skorzystać. Tu też może Ci być potrzebne wsparcie eksperta znającego system. Warto też dowiedzieć się, czy narzędzie jest na bieżąco aktualizowane. Czy wprowadzane zmiany obejmują także Klientów już z niego korzystających?

Jak każde rozwiązania technologiczne, również systemy rekrutacyjne wymagają wsparcia technicznego. To bardzo istotne, aby w trakcie codziennej pracy mieć możliwość skontaktowania się z dostawcą rozwiązania HR. Oprócz bieżącego wsparcia ważne są też relacje dostawcy z klientami. Elastyczność i otwartość, które cechują dostawcę eRecruiter, z którego korzystamy na co dzień, są dla nas bardzo ważne – Katarzyna Żmudzińska, RST Junior Recruitment Specialist w AmRest.

Merytoryczny partner w biznesie

Ten obszar może zostać potraktowany, jako lista specjalnych życzeń. Logika bowiem nakazuje wierzyć, że dostawca systemu do rekrutacji jest zawsze na bieżąco z najnowszymi trendami i nowinkami z branży. Jest to o tyle ważne, że pozwala na dostosowanie narzędzia do rzeczywistych wymogów stawianych przez otoczenie techniczne, technologiczne, prawne itd. Jeśli Twój dostawca będzie skłonny dzielić się z Tobą posiadaną wiedzą, możesz mieć pewność, że poważnie podchodzi do prowadzenia swojego biznesu. Świadczy to o tym, że zależy mu na budowaniu trwałych relacji z Klientami. Na takiej współpracy możesz tylko zyskać.

Wszystkie wydarzenia organizowane przez naszego dostawcę systemu, w których miałam przyjemność uczestniczyć były doskonałą okazją nie tylko do poznania osób z branży HR, ale przede wszystkim do dyskusji i wymiany doświadczeń z innymi uczestnikami. – Monika Drabik, Kierownik ds. Rekrutacji i HR Business Partner w Eniro Polska Sp. z o.o.

W ostatnim czasie miałam okazję uczestniczyć w spotkaniu dla administratorów systemu organizowanym w siedzibie eRecruitera. Dostrzegam dużą wartość tego typu wydarzeń, ze względu na możliwość wymiany doświadczeń rekruterów pracujących w różnych organizacjach, jak również z uwagi na możliwość zapoznania się z nowymi funkcjonalnościami systemu. To czym ostatnio wyróżnia się eRecruiter to aktywność w organizowaniu wydarzeń mających na celu wsparcie rekruterów stojących przed wyzwaniem przygotowania się do wdrożenia przepisów RODO. – Dominka Miszke, Starszy Specjalista ds. Rekrutacji i Rozwoju w Bank BPS S.A.

Łatwy system do rekrutacji – czy to możliwe?

Po wyliczeniu pożądanych funkcji systemu rekrutacyjnego, może okazać się, że znalezienie odpowiedniego narzędzia nie będzie proste. Co więcej, nasuwa się także pytanie, czy tak zaawansowany system, może być jednocześnie łatwy w obsłudze. Oczywiście, że może! Nowoczesne technologie rozwijane w oparciu o wiedzę ekspertów z branży i tzw. user experience mogą być nie tylko zaawansowane technologicznie, ale także proste w wykorzystaniu. By to sprawdzić, jeszcze przed zakupem narzędzia poproś dostawcę o dostęp do wersji testowej systemu. Poziom obsługi klienta, dostępne materiały instruktażowe, a także odczucia zespołu będą wskazówką dotyczącą łatwości pracy z systemem.

Zastanawiasz się nad wdrożeniem nowego narzędzia do rekrutacji? Na rynku jest cała gama różnorodnych rozwiązań i dostawców gotowych przedstawić swoją ofertę. Jeśli nadal nie wiesz, jak dokonać właściwego wyboru: