Jeżeli na myśl o raportowaniu wyników rekrutacji czujesz dreszcze, zamiast ciekawości – czas to zmienić. Nie martw się, mamy na to sposób. Wiemy, że raportowanie potrafi być męczące i uciążliwe, ale warto pamiętać o tym, że przede wszystkim jest użyteczne. Zgodnie ze znaną zasadą 80/20, 20% działań przynosi 80% efektów. Dzięki raportowaniu i analizowaniu danych rekrutacyjnych przekonasz się, które z Twoich działań są kluczowe do prowadzenia rekrutacji np. identyfikując najskuteczniejsze źródła aplikacji. Odpowiedni raport to także dobry sposób na przedstawienie argumentów, gdy zamierzasz wprowadzić zmiany w organizacji procesu rekrutacyjnego.
Raporty – narzędzie przydatne nie tylko dla kierowników
Wbrew powszechnemu przekonaniu, raportowanie nie służy tylko kadrze kierowniczej, ale może być także narzędziem wspierającym codzienną pracę każdej osoby biorącej czynny udział w projekcie lub będącej jego częścią.
Mylne ujęcie raportowania ukazuje je jako ostateczny rezultat poczynań i historyczne dane przedstawione w ujęciu statycznym. Wzorcowe ujęcie raportowania powinno zawierać natomiast element dynamiczny i być skorelowane z bieżącymi działaniami. Podstawą raportowania nie jest więc jeden wykres wygenerowany na zakończenie długotrwałego projektu, ale raczej codzienna analiza, przydatna rekruterowi niemal na każdym etapie prowadzonej rekrutacji. W skrócie – dzięki informacjom z raportów, dostępnym „od ręki”, możemy szybko reagować na zachodzące zmiany, a nie tylko je opisywać.
Przygotowanie raportu nie musi być czasochłonne
Jednym z głównych problemów pojawiających się przy raportowaniu, jest liczba godzin, które trzeba na to poświęcić. Jeżeli czas potrzebny na tworzenie i aktualizację raportów jest zbyt duży, to pod znakiem zapytania staje zasadność ich prowadzenia. Z założenia raporty mają ułatwić pracę, a nie przysporzyć nam żmudnej pracy, przez którą przesuniemy w czasie pozostałe obowiązki.
Z pomocą przychodzą systemy ATS, które same zbierają i porządkują dane rekrutacyjne i pozwalają w dowolnym momencie zapisać je w postaci tradycyjnych arkuszy kalkulacyjnych.
Jakie dane warto zbierać i analizować za pomocą ATS, aby proces rekrutacyjny był bardziej wydajny? Wśród kluczowych wskaźników efektywności (ang. KPI), najczęściej wymieniane są:
- długość trwania procesu rekrutacyjnego,
- liczba kandydatów zaproszonych na spotkania rekrutacyjne,
- podział kandydatów według ich oceny,
- liczba zatrudnionych osób vs. dostępne wakaty,
- podział rekrutacji na województwa, w których je prowadzimy,
- wymagania finansowe kandydatów na różne stanowiska w zależności od miejsca zamieszkania,
- skuteczność źródeł rekrutacji, z których korzystamy.
Zyskaj większą kontrolę nad procesem rekrutacji
Dzięki szybko dostępnym raportom z takimi danymi możemy skutecznie „ujarzmić” proces rekrutacji i podejmować odpowiednie działania wtedy, kiedy jest to najbardziej potrzebne. Posiadana kontrola pozwala szybko dostrzec problemy i skutecznie je eliminować. Dzięki zadaniu odpowiednich pytań o wymagania finansowe kandydatów w formularzu rekrutacyjnym, z łatwością stworzyć możemy siatkę płac na każde stanowisko. Pozwoli to na zaproponowanie kandydatom najbardziej korzystnej dla obu stron oferty niemal od razu, zanim jeszcze dojdzie do etapu spotkań, lub też po to, by móc stwierdzić, że bardziej opłacalne może okazać się sięgnięcie po pracowników (np. otwierając call center) z innego województwa.
Analiza źródeł pochodzenia kandydatów pozwala natomiast na podejmowanie właściwych decyzji, co do wyboru partnerów biznesowych odpowiedzialnych za publikację i promocję ogłoszeń rekrutacyjnych naszej firmy.
Raportowanie ma wiele zalet, m.in:
- Pozwala optymalizować procesy;
- Umożliwia świadome i efektywne alokowanie budżetu (np. na ogłoszenia);
- Wykrywa „wąskie gardła”;
- Wskazuje, jak równomiernie rozłożyć pracę pomiędzy rekruterów;
- Pozwala na bieżąco monitorować jednolitość standardów pracy, np. udzielania informacji zwrotnej kandydatom czy pisania notatek po spotkaniach;
- Jest rzetelną podstawą do oceny okresowej rekrutera.
Nieprawidłowo prowadzone raportowanie ma również wady:
- Pochłania ogromną ilość czasu, jeśli firma nie wdrożyła systemu do rekrutacji;
- Bywa nazbyt rozbudowane – często raportuje się „wszystko co się da” generując dane, których nikt potem nie analizuje;
- Brak w nim spójności z celami i planem dnia rekrutera – wykonuje się je w wolnej chwil”, która, jak wiemy, nigdy nie nadchodzi;
- Wykonywane jest „ad hoc” – zwykle „na zarząd”, a powinno być ciągłym procesem, ukierunkowanym na optymalizację pracy i podnoszenie efektywności rekruterów.
Co raportować w zespole rekrutacji?
Każdy Dział HR powinien wybrać samodzielnie swoje KPI (Key Performance Indicators), czyli w wyniku dyskusji ustalić, jakie wskaźniki warto monitorować. Przy każdym wskaźniku powinniśmy się zastanowić: Co z niego wynika? Czy pozwala wprowadzać optymalizację? Czy jest naprawdę potrzebny, czy tylko ładnie wygląda? Pamiętajmy, że często lepiej jest monitorować 5 KPI zamiast 15.
Raport z rekrutacji – czyli jak HR pomógł w danym okresie.
Zostań strategicznym partnerem dla biznesu, dostarczając wiarygodne dane dotyczące prowadzonych przez dział HR działań. Regularne sprawdzanie tych danych pomoże zwiększyć efektywność prowadzonych rekrutacji, a także zadbać o to, aby rekruterzy nie byli przesadnie obciążeni. Sprawdzaj na bieżąco ile rekrutacji udało Ci się w wybranym okresie zakończyć, ile rozpocząć, a ile było w toku.
Manager HR, na tej samej zasadzie, powinien czuwać nad wszystkimi prowadzonymi w dziale rekrutacjami. Dzięki takim będziecie mieć pełną wiedzę na temat aktualnego obciążenia. To cenna do oceny ilości rekrutacji, które można w danym czasie jeszcze otworzyć lub do zawnioskowania o wsparcie np. dodatkowego pracownika.
Raport z aplikacji – czyli szczegółowa analiza procesów rekrutacyjnych
Analizując procesy rekrutacyjne możesz m.in.
- Zmniejszyć koszty rekrutacji – dzięki analizie efektywności poszczególnych źródeł wyeliminujesz te nieskuteczne,
- Zadbać o swój czas – zamieścisz ogłoszenia tylko tam, gdzie aplikują kandydaci najlepsi jakościowo,
- Zaplanować swój dzień – sprawdzisz na jakim etapie znajdują się kandydaci uczestniczący w danej rekrutacji i zdecydujesz czym trzeba się zająć.
Do tego celu przydatne będą tabele z przebiegiem procesów rekrutacyjnych:
- Liczba kandydatów w podziale na etapy rekrutacji
- Liczba kandydatów w podziale na źródła pozyskania
- Źródła pozyskania kandydatów w podziale na etapy rekrutacji
Czy raportowanie da się lubić?
Świadomość tego, że raportowanie jest przydatne, nie sprawi, że nagle polubisz długie godziny spędzane na przygotowaniu odpowiedniego arkusza kalkulacyjnego, wykresu czy tabeli. Dlatego zadbaliśmy o to, aby każdy rekruter mógł korzystać z raportów na bieżąco i szybko, czyli bez tracenia cennego czasu.
PS Chcesz przekonać się jak łatwo i przyjemnie można raportować? Zobacz, jak szybko można to robić w eRecruiter.
