Rekrutacja nowych pracowników stanowi obecnie jedno z największych wyzwań dla działów HR, zwłaszcza w dużych firmach. Proces rekrutacyjny bywa czasochłonny, wymagający i podatny na błędy, co może prowadzić do trudności w znalezieniu odpowiednich kandydatów oraz w efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi. W obliczu rosnącej konkurencji i presji na szybsze, bardziej efektywne działania, firmy coraz częściej sięgają po rozwiązania technologiczne, które umożliwiają automatyzację procesów rekrutacyjnych.
Automatyzacja rekrutacji, z pomocą nowoczesnych technologii takich jak sztuczna inteligencja i systemy ATS, pozwala znacząco usprawnić zarządzanie rekrutacją. Dzięki temu rekruterzy mogą skupić się na strategicznych zadaniach, podczas gdy systemy automatyzacji rekrutacji zajmują się rutynowymi czynnościami, takimi jak wstępna selekcja kandydatów czy analiza danych. W tym artykule przyjrzymy się, jak automatyzacja procesów rekrutacyjnych może pomóc w zwiększeniu efektywności, poprawie doświadczenia kandydatów oraz jakie kroki należy podjąć, aby skutecznie wdrożyć te technologie w organizacji.
Wyzwania w procesach rekrutacyjnych
Procesy rekrutacyjne są niezwykle ważne dla sukcesu każdej organizacji, jednak w ich tradycyjnej odsłonie napotykamy wiele wyzwań. Jednym z najpoważniejszych problemów jest ogromny nakład pracy związany z ręcznym przetwarzaniem setek, a czasem nawet tysięcy aplikacji. Każda aplikacja wymaga indywidualnej uwagi, co wiąże się z wysokim czasem potrzebnym na ocenę każdego kandydata. Przy ręcznym przetwarzaniu aplikacji ryzyko błędów ludzkich wzrasta – można przeoczyć wartościowych kandydatów lub, przeciwnie, przepuścić osoby, które nie spełniają wymagań.
Dodatkowym wyzwaniem jest zarządzanie dużą ilością kandydatów, szczególnie w sytuacji, gdy firma prowadzi kilka procesów rekrutacyjnych jednocześnie. Niewystarczające narzędzia do monitorowania postępów rekrutacji oraz trudności w analizie danych powodują, że proces rekrutacyjny staje się chaotyczny i trudny do kontrolowania. To z kolei negatywnie wpływa na tzw. doświadczenie kandydatów – candidate experience – które jest jednym z głównych elementów budowania pozytywnego wizerunku firmy na rynku pracy.
W obliczu tych wyzwań automatyzacja procesów rekrutacyjnych staje się koniecznością. Dzięki nowoczesnym systemom automatyzacji, takim jak ATS, możliwe jest zautomatyzowanie wielu rutynowych zadań związanych z rekrutacją, co znacząco zwiększa efektywność i pozwala rekruterom skoncentrować się na strategicznych zadaniach. Na przykład, wstępna selekcja kandydatów, która wcześniej mogła zajmować godziny, teraz może być wykonana w kilka sekund przez algorytmy, które analizują aplikacje pod kątem zgodności z wymaganiami firmy. Dodatkowo, automatyzacja rekrutacji pozwala na lepsze monitorowanie procesu rekrutacyjnego w czasie rzeczywistym, co zapewnia pełną kontrolę nad każdym etapem rekrutacji.
Co to jest ATS i jak działa?
ATS (Applicant Tracking System) to newralgiczne narzędzie w nowoczesnych procesach rekrutacyjnych, które odgrywa kluczową rolę w automatyzacji rekrutacji. System ATS został zaprojektowany z myślą o uproszczeniu i przyspieszeniu procesów rekrutacyjnych poprzez zautomatyzowanie wielu czynności, które tradycyjnie wymagały znacznego zaangażowania ze strony rekruterów. Dzięki temu rekruterzy mogą skoncentrować się na bardziej strategicznych zadaniach, takich jak budowanie relacji z kandydatami czy rozwijanie kultury organizacyjnej.
Automatyzacja procesów rekrutacyjnych w praktyce
Automatyzacja procesów rekrutacji jest już rzeczywistością w wielu nowoczesnych firmach, które z powodzeniem wykorzystują technologie do usprawnienia swoich działań HR. Procesy, które wcześniej wymagały ręcznej pracy i były podatne na błędy, teraz mogą być wykonywane automatycznie, co przynosi znaczące korzyści w postaci zaoszczędzonego czasu, zwiększonej efektywności oraz poprawy doświadczenia kandydatów.
Procesy rekrutacyjne, które można zautomatyzować
Automatyzacja może obejmować szeroki zakres zadań związanych z rekrutacją. Do najczęściej automatyzowanych procesów należą:
- Wstępna selekcja kandydatów: Dzięki automatycznemu przetwarzaniu aplikacji, systemy ATS są w stanie wyselekcjonować najlepszych kandydatów na podstawie określonych kryteriów, co znacząco przyspiesza cały proces.
- Zarządzanie aplikacjami: Automatyzacja pozwala na efektywne zarządzanie dużą liczbą aplikacji, co jest szczególnie przydatne w dużych firmach, gdzie liczba aplikacji może iść w setki lub tysiące.
- Raportowanie i analiza danych: Systemy automatyzacji umożliwiają generowanie raportów i analiz na bieżąco, co pomaga w monitorowaniu efektywności rekrutacji i podejmowaniu lepszych decyzji.
- Komunikacja z kandydatami: Automatyzacja pozwala na szybkie i spersonalizowane komunikowanie się z kandydatami na każdym etapie rekrutacji, co zwiększa ich zaangażowanie i zadowolenie.
Korzyści z automatyzacji
Automatyzacje HR przynoszą wymierne rezultaty, które są zauważalne nie tylko w obszarze efektywności pracy samego działu, ale także w ogólnym funkcjonowaniu organizacji. Oto kilka głównych korzyści:
- Zaoszczędzony czas: Automatyzacja pozwala na redukcję czasu potrzebnego na przetwarzanie aplikacji i zarządzanie procesem rekrutacyjnym, co oznacza, że nowi pracownicy mogą być zatrudniani szybciej.
- Zwiększona efektywność pracowników: Dzięki automatyzacji, pracownicy HR mogą skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, zamiast tracić czas na rutynowe czynności.
- Lepsze doświadczenie kandydatów: Szybsza komunikacja, przejrzystość procesu rekrutacyjnego i możliwość śledzenia postępów przez kandydatów poprawiają ich ogólne doświadczenie (candidate experience).
- Redukcja błędów: Automatyzacja minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, które mogą wystąpić podczas ręcznego przetwarzania aplikacji, co zwiększa precyzję i skuteczność rekrutacji.
Przykładowy zautomatyzowany proces rekrutacyjny
Proces rekrutacyjny może zostać zautomatyzowany na różnych etapach, od publikacji ogłoszenia po onboarding nowego pracownika. Poniżej przedstawiamy szczegółowy przykład, jak przy pomocy narzędzi dostępnych w platformie eRecruiter oraz zintegrowanych narzędzi z HR Marketplace można usprawnić rekrutację.
1. Przygotowanie ogłoszenia o pracę
Zamiast ręcznego pisania ogłoszeń, rekruter może skorzystać z technologii AI, dostępnej w eRecruiter, aby na podstawie nazwy stanowiska automatycznie wygenerować treść ogłoszenia. Rekruter wprowadza tylko specyficzne informacje dotyczące danej roli, a system dostarcza gotowy tekst. To pozwala na szybkie i spójne tworzenie ogłoszeń, co przyspiesza cały proces. Więcej na temat wykorzystania AI w rekrutacji przeczytasz na https://erecruiter.pl/blog/chatgpt-w-rekrutacji/.
2. Publikacja ogłoszenia
Ogłoszenie o pracę może być automatycznie opublikowane nie tylko na zewnętrznych portalach rekrutacyjnych, ale także na wewnętrznych platformach komunikacyjnych, takich jak Worksmile, dostępnych w HR Marketplace. Automatyzacja tego etapu pozwala dotrzeć do kandydatów zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych, angażując również obecnych pracowników poprzez programy poleceń. Więcej o programie poleceń pracowniczych w HR: https://erecruiter.pl/modul-polecen-pracowniczych/.
3. Napływ aplikacji i automatyczna komunikacja z kandydatami
Kiedy kandydaci zaczynają aplikować, system eRecruiter automatycznie wysyła im wiadomości SMS z potwierdzeniem otrzymania aplikacji i dalszymi krokami. Jeśli kandydat nie odbierze telefonu podczas wstępnej selekcji, system może automatycznie wysłać przypomnienie z numerem telefonu i prośbą o kontakt. Więcej o automatycznej komunikacji SMS: https://erecruiter.pl/blog/8-sytuacji-w-ktorych-warto-wprowadzic-automatyczna-komunikacje-sms-z-kandydatem/.
4. Preselekcja za pomocą voicebota/chatbota
Preselekcja kandydatów może być zautomatyzowana dzięki zastosowaniu voicebota lub chatbota, co jest szczególnie przydatne przy rekrutacjach masowych. Voicebot może zadzwonić do kandydata w kilka minut po złożeniu aplikacji, zadać kluczowe pytania dotyczące jego doświadczenia i umiejętności, a następnie zapisać odpowiedzi w systemie w formie tagów. Dzięki temu rekruter może łatwo wyfiltrować kandydatów na podstawie ich odpowiedzi. Jeśli kandydat nie odbiera, system wyśle automatyczną wiadomość SMS z prośbą o kontakt. W przypadku dalszego braku odpowiedzi na te wiadomości rekruter może osobiście zainicjować rozmowę z danym kandydatem. Więcej o rekrutacji z voicebotem: https://erecruiter.pl/blog/screening-w-rekrutacji-z-voicebotem/.
5. Automatyzacja komunikacji wewnętrznej
Dzięki integracji eRecruiter z aplikacjami takimi jak MS Teams czy Slack, ważne informacje dotyczące nowych aplikacji lub postępu procesu rekrutacyjnego mogą być automatycznie przesyłane do zespołu HR. To zapewnia stały przepływ informacji między rekruterami a innymi działami, co ułatwia współpracę. O innych automatyzacjach wspierających pracę rekrutera piszemy tutaj: https://erecruiter.pl/blog/automatyzacje-hr-ktore-ulatwia-prace-rekrutera/.
6. Automatyczne umawianie spotkań
Zamiast ręcznego umawiania spotkań z kandydatami, system może wysyłać kandydatom automatyczne wiadomości z linkiem do kalendarza rekrutera (np. poprzez Calendly lub MS Bookings). Kandydaci mogą sami wybrać dogodny termin rozmowy, co minimalizuje czas potrzebny na organizację spotkań. System wyśle też kandydatowi SMS przypominający o spotkaniu.
7. Sprawdzanie kompetencji i gry rekrutacyjne
Jeśli pomyślnie przejdą rozmowę z rekruterem, system eRecruiter umożliwia automatyczne zaproszenie kandydatów do testów kompetencyjnych, które oceniają np. umiejętność logicznego myślenia, zwinności biznesowej czy umiejętności personalnych. Sprawdź też nasze wpisy o testach osobowości i internetowych testach kompetencji.
Wyniki takich testów mogą następnie automatycznie trafiać do MS Teams, aby cały zespół HR miał do nich łatwy dostęp. Można również zaprosić kandydatów do udziału w grach rekrutacyjnych, które symulują rzeczywiste warunki pracy i pomagają ocenić potencjał kandydatów. Więcej o efektywnych metodach rekrutacji wykorzystujących gry rekrutacyjne oraz lepszym angażowaniu kandydatów w rekrutację: https://erecruiter.pl/blog/jak-zwiekszyc-efektywnosc-rekrutacji-stazowych-dzieki-grom-rekrutacyjnym/
https://erecruiter.pl/blog/jak-przyciagac-angazowac-i-trafnie-oceniac-kandydatow-gry-rekrutacyjne-online/ .
8. Złożenie oferty (prebording) i onboarding
Po zakończeniu procesu selekcji, rekruter składa ofertę danemu kandydatowi, a następnie może automatycznie wysłać SMS-a do wybranego kandydata z potwierdzeniem decyzji oraz informacjami o dalszych krokach. Na etapie zatrudnienia, system automatycznie przypomina kandydatowi o dokumentach, które musi dostarczyć, a także przesyła jego dane do systemu kadrowego. Zaproszenie do platformy onboardingowej również może być wysłane automatycznie, co ułatwia szybkie i efektywne wdrożenie nowego pracownika. O prebordingu piszemy szerzej tutaj, natomiast w tym wpisie opowiadamy o sposobach na udany onboarding.
9. Podsumowanie rekrutacji
Gdy proces rekrutacji dobiegnie końca, manager otrzyma automatycznie e-mail zawierający określone informacje podsumowujące rekrutację.
10. Archiwizacja rekrutacji i analiza
Po zakończeniu rekrutacji, proces może zostać automatycznie zarchiwizowany (w przypadku systemu eRecruiter nastąpi to po 90 dniach, choć rekruter może ustalić własny czas archiwizacji). Dzięki temu system gromadzi dane na temat całego procesu, co umożliwia późniejszą analizę i dostosowanie strategii rekrutacyjnej na podstawie zebranych informacji.
Przyszłość automatyzacji rekrutacji
Automatyzacja rekrutacji jest już mocno zakorzeniona w strategiach HR wielu nowoczesnych firm, jednak przyszłość przyniesie jeszcze więcej innowacji i możliwości. Nowoczesne technologie będą odgrywać coraz większą rolę w rekrutacji, zmieniając sposób, w jaki firmy poszukują i zatrudniają talenty.
Nowoczesne technologie w rekrutacji
Jednym z głównych trendów w przyszłości rekrutacji będzie dalszy rozwój sztucznej inteligencji (AI). AI będzie prawdopodobnie wykorzystywana nie tylko do analizy danych rekrutacyjnych, ale także do przewidywania wyników zatrudnienia, oceny kultury organizacyjnej i dopasowania kandydatów do zespołów. Sztuczna inteligencja może także pomóc w identyfikacji tzw. ukrytych talentów – kandydatów, którzy na pierwszy rzut oka mogą nie spełniać wszystkich wymagań, ale mają potencjał do szybkiego rozwoju w danej roli.
Kolejną nowoczesną technologią, która zyskuje na znaczeniu, są platformy grywalizacyjne. Dzięki nim proces rekrutacyjny staje się bardziej angażujący i interaktywny, co pozwala na lepszą ocenę umiejętności kandydatów w realnych scenariuszach biznesowych. Tego typu rozwiązania mogą być szczególnie przydatne w rekrutacji na stanowiska wymagające specyficznych umiejętności technicznych lub na stanowiska kierownicze.
Wpływ automatyzacji na rynek pracy
Automatyzacja rekrutacji z dużą pewnością będzie miała znaczący wpływ na rynek pracy, zarówno z perspektywy pracodawców, jak i kandydatów. Z jednej strony, firmy będą mogły szybciej i skuteczniej pozyskiwać talenty, co pomoże im w utrzymaniu przewagi konkurencyjnej. Z drugiej strony, kandydaci będą oczekiwać coraz bardziej spersonalizowanych i zautomatyzowanych procesów aplikacyjnych, co oznacza, że firmy będą musiały dostosować swoje podejście do rekrutacji, aby przyciągnąć najlepszych kandydatów.
Podsumowanie
Automatyzacja procesów rekrutacyjnych, w szczególności poprzez systemy ATS, znacząco usprawnia zarządzanie aplikacjami, zwiększa efektywność pracy HR i poprawia doświadczenie kandydatów. Wdrożenie nowoczesnych technologii w rekrutacji to klucz do utrzymania konkurencyjności firmy na dynamicznie zmieniającym się rynku pracy. Zachęcamy do odwiedzenia https://hrmarketplace.erecruiter.pl/ i sprawdzenia możliwych integracji oraz https://erecruiter.pl/funkcje/hr-workflows/, aby sprawdzić, jakie automatyzacje oferuje eRecruiter.
